Sponsorinformatie

Guideline voor exposanten van 5e Nederlandse Nefrologiedagen

5 en 6 april 2005 te Veldhoven

Voor alle informatie omtrent de 5e Nederlandse Nefrologiedagen kunt u contact opnemen met het congressecretariaat.

Vanaf maandag 4 april 2005 zal er in Conferencehotel NH de Koningshof een secretariaatsruimte zijn ingericht. Telefonisch is het secretariaat op het bovenstaande telefoonnummer bereikbaar. Faxberichten kunt u vanaf 4 april 2005 sturen naar faxnummer 040 - 25 45 515.

Het adres van de Koningshof is Locht 117, 5504 RM Veldhoven. Bij het bereiken van de bebouwde kom van Veldhoven wordt het congrescentrum aangeduid op de verkeersborden. Parkeergelegenheid is in ruime mate aanwezig. Plattegronden van het congrescentrum zijn op veel plaatsen in het centrum opgehangen. Het telefoonnummer van de Koningshof is 040-253 74 75.

Voor de beursexpositie zijn er in de Koningshof twee beurshallen gereserveerd: de Kempenhal en de Genderhal. Voor het opbouwen van uw stand kunt u materialen in- en uitladen aan de achterzijde van het congrescentrum. Hier is parkeergelegenheid direct grenzend aan de beurshallen. Toegang voor vrachtwagens en heftrucks is probleemloos. De vloerbelasting van de beurshallen bedraagt maximaal 2000 Kg per vierkante meter. De vrije hoogte van de hallen bedraagt 4,5 meter. U wordt geadviseerd om – teneinde uw aanwezigheid te benadrukken – zoveel mogelijk gebruik te maken van de beschikbare hoogte. Een hoogwerker is bij de Koningshof aanwezig.

Tijdens de gehele periode inclusief de op- en afbouwtijden heeft u een vast aanspreekpunt vanuit de organisatie. Deze begeleidt uw expositie vanuit de organisatie en natuurlijk kunt u hier altijd terecht voor vragen of knelpunten. Hij zal zich bij uw aankomst persoonlijk aan u voorstellen en is bereikbaar via de mobiele telefoon of aan de infotafel in de Kempenhal. De lijst met belangrijke mobiele telefoonnummers ontvangt u bij aankomst in uw exposantenmap.

Bij het huren van de expositieruimte heeft u automatisch een pakket van standaard faciliteiten afgenomen. Deze technische voorzieningen bestaan uit water, elektriciteit, schoonmaakkosten en technische assistentie gedurende de gehele periode. Naast de techniek kunt u kosteloos gebruik maken van water, 1 of 2 tafels en 2 of 4 stoelen afhankelijk van de grootte van uw stand. Statafels en extra tafels en stoelen kunt aanvragen via het registratieformulier.

Afhankelijk van uw sponsorpakket heeft de organisatie een aantal lunches per expositiedag voor u gereserveerd. Voor “Platina Sponsors” zijn dit 5 lunches per dag. Voor “Gouden Sponsors” 3 lunches, voor “Zilveren Sponsors” 2 lunches en voor “Bronzen Sponsors” 1 lunch. De kosten van deze lunches zijn bij de huur van de expositieruimte inbegrepen. Maakt u gebruik van meer dan het maximaal aantal lunches per dag, dan worden de extra afgenomen lunches in rekening gebracht tegen een bedrag van € 18,00 per persoon per lunch

Tijdens de op- en afbouw en de congresdagen zal er in de expositiehallen voorzien zijn in koffie, thee en ijswater. Het gebruik hiervan is voor u kosteloos. Frisdranken daarentegen zijn wel voor eigen rekening. Voor frisdrank zal er een automaat in de nabijheid van de expositieruimte worden geplaatst. Tijdens de congresdagen zal er in de expositieruimte minimaal 1 drankenbuffet geopend zijn.

Op maandag 4 april 2005 kunt u voor eigen rekening gebruik maken van een diner in een van de restaurants van de Koningshof.

Op dinsdag 5 april 2005 zal er een buffetdiner met aansluitend een feest georganiseerd worden. Met het afnemen van een sponsorpakket heeft u tevens toegangskaarten voor dit feest gereserveerd. Mocht u extra toegangsbewijzen willen ontvangen, dan kunt u dit alsnog aangeven bij Mauritz & Associates. De kosten voor een toegangsbewijs bedraagt € 59,00. De consumpties voor deze avond kunnen door middel van fiches worden gekocht. Consumpties op andere plaatsen en op andere tijdstippen kunnen door middel van een magneetkaart worden afgerekend. De magneetkaart is alleen verkrijgbaar in combinatie met een hotelkamer, er kunnen echter wel meerdere magneetkaarten per hotelkamer verstrekt worden.

De magneetkaart wordt bij uitchecken afgerekend. Voor exposanten die geen gebruik maken van een hotelkamer geldt het fichessysteem. Deze zijn tijdens het aperitief en feest verkrijgbaar tegen betaling. U ontvangt voor het betaalde bedrag een betalingsbewijs t.b.v. uw administratie.

Hotelkamers kunt u zelf te reserveren bij de receptie van de Koningshof of door Mauritz & Associates laten reserveren. De organisatie heeft bij de Koningshof aangegeven er kamers door de exposanten zullen worden afgenomen. De bevestiging en de afrekening geschieden via de Koningshof of – indien u via de organisatie boekt - via Mauritz & Associates. De hotelkamers zijn op de dag van aankomst in beginsel vanaf 13.00 uur beschikbaar. Bij de kamersleutel krijgt u een consumptieregistratiekaart uitgereikt, die u na afloop van het congres bij de receptie van het congrescentrum inlevert en afrekent. De kamers zijn voorzien van televisie, telefoon en aansluitingen voor een PC/laptop.

De Koningshof kent een ruim aanbod aan ontspannende faciliteiten op het gebied van sport en ontspanning, zoals bijvoorbeeld zwemmen en fitness. Meer informatie hierover is verkrijgbaar bij de Koningshof.

Informatie over het wetenschappelijke programma kunt u terugvinden op de site van het congres: nefrologiedagen.nl. Naast een interessant programma streeft de organisatie naar een intensief bezoek aan de beursexpositie. Mede om dit laatste te stimuleren is de organisatie bereid u te begeleiden, waarover verder in deze informatiebrief meer.

Afhankelijk van uw sponsorpakket heeft u een vastgestelde hoeveelheid ruimte in het programmaboekje van het congres toegewezen gekregen. Het is van groot belang de advertentie in zwart/wit tijdig aan te leveren. De deadline voor het aanleveren van de films voor advertentiemateriaal is uiterlijk 15 december 2004. Het boekje heeft een A5 formaat, 1/1 advertentiepagina is A5, ½ advertentiepagina is A6. Het toevoegen van kleuren is tegen meerprijs mogelijk.

Alle congresbezoekers krijgen een speciale congrestas aangeboden. Hierin kunt u kosteloos reclamemateriaal of bonnen voor af te halen give-aways laten insteken. Mocht u hiertoe besluiten, dan kunt u uw materiaal (1.100 stuks voor 1.100 tassen) aanleveren uitsluitend op donderdag 31 maart of
vrijdag 1 april 2005 bij de Koningshof, ter attentie van “De Nederlandse Nefrologiedagen 2005, mw. Y. Wouters”. De congrescommissie zal de tassen op maandag 4 april 2005 met o.a. uw materiaal vullen.

Uiteraard bent u vrij om extra aandacht op uw stand te vestigen, zolang er geen onnodige overlast door ontstaat of de aanwezigheid van de congresbezoekers niet in gevaar brengt. In het verleden hebben exposanten gekozen voor onder andere Klimwand, prijsvragen, grappige ijscoman en andere ludieke zaken of personen die meer dan gemiddelde aandacht trokken. Mocht u dit overwegen, realiseert u zich dan dat de kosten hiervan beperkt kunnen blijven, indien u aan het juiste adres bent. Neemt u in ieder geval contact op met het congressecretariaat om te voorkomen dat u een soort animatie inhuurt die ook reeds door een andere exposant wordt gebruikt. Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet toegestaan. Mocht dit echter wel tot uw wensen behoren dan dienen de bestellingen hiervan te geschieden via de Koningshof. Neemt hierover contact op met Mauritz & Associates.

Graag zijn wij - als organisatie - behulpzaam bij het succes van uw expositie. Wellicht dat u in contact wenst te komen met congresbezoekers uit een bepaalde instelling, of heeft u andere wensen ten aanzien van uw commerciële activiteiten. Laat ons weten of wij van nut kunnen zijn bij uw aanwezigheid op ons congres of dat wij u op een andere manier van nuttige informatie of tips kunnen voorzien. In het verleden heeft een gedachtewisseling al veel bijgedragen.

Het organisatiecomité wenst u een aangenaam en succesvol verblijf tijdens de 5e Nederlandse Nefrologiedagen toe. Zij realiseert zich terdege dat uw aanwezigheid een zeer belangrijke bijdrage levert aan de totstandkoming van dit congres en wil u daarvoor hartelijk bedanken.