Praktische informatie voor sponsors
Geachte sponsor,
Op deze pagina treft u de belangrijkste praktische informatie aan die verband houdt met uw aanwezigheid als sponsor tijdens de Nefrologiedagen 2022. Indien u naar aanleiding van deze informatie aanvullende informatie wenst, dan kunt u contact opnemen met het congres secretariaat. De contactgegevens vindt u hieronder.
Algemene gegevens
Naam bijeenkomst : Nederlandse Nefrologiedagen
Datum bijeenkomst : 20, 21 en 22 juni 2022
Locatiegegevens
Locatie: NH Koningshof - Veldhoven
Expositieruimte: Kempen- en Genderhal
Afmetingen expositieruimte: 65,00 mtr (lengte) x 24,00 mtr (breedte) x 3,90 mtr (hoogte)
Vloerbedekking: Tapijt
Afmetingen toegangsdeur: 3,00 mtr (hoogte) x 2,50 mtr (breedte)
Ingang: Ingangen hallen aan de achterzijde van het gebouw (volg de bordjes op het terrein)
Routebeschrijving :
https://www.nh-hotels.nl/hotel/nh-eindhoven-conference-centre-koningshof/plattegrond
Ingang voor laden/lossen : Zijdeuren hallen, (volg bordjes op het terrein)
Secretariaat en contactpersoon
Uw contactpersonen: Mirjam Dobbenberg en Karin van Wielink
Telefoon secretariaat: 046-2021300
E-mailadres:
Correspondentie
Correspondentieadres : Postbus 34, 6130 AA Sittard
Op- en afbouw van de beurs
Opbouwdag: maandag 20 juni 2022 vanaf 08.00 uur tot 21.00 uur
dinsdag 21 juni 2022 vanaf 07.00 uur tot 08.30 uur
Afbouwdag: woensdag 22 juni 2022 vanaf 16.00 uur tot 18.00 uur
Standbouw:
Voor de standbouw raadpleegt u de pagina "standbouw"
Uw standruimte
De standruimte wordt geleverd zonder opbouw en tussen- of achterwanden. Bij aankomst treft u op uw ruimte het door ons te leveren standaard meubilair en het extra door u bestelde meubilair c.q. faciliteiten aan. Elektra en wifi zijn aanwezig. Extra inventaris is in overleg met de organisatie altijd mogelijk!
Eiland-stands
De eiland-stands (platina sponsoren) dienen een zgn. “see-through” karakter te hebben, zodat deze het zicht op de stands die achter de eiland-stands staan niet aan het oog van de deelnemers worden onttrokken.
Plattegrond
De plattegrond van de beurs treft u op deze pagina: https://nefrologiedagen.nl/plattegrond.html
Info-Point organisatie
De organisatie heeft op de beurs een Info-Point ingericht. Ten tijde van het congres kunt u hier terecht met al uw vragen, of kunt u extra bestellingen doen. De precieze locatie van het Info-Point wordt op de plattegrond aangemerkt op het moment dat de bezetting van de stand min of meer bekend is.
Uw eigen file beheren
Van de initiële inschrijving als sponsor (het invullen van bedrijfsnaam, e-mailadres en keuze stand) heeft u een bevestiging met een link gekregen. Met deze link kunt u tot ca. 3 weken voor aanvang van het congres zelf uw file beheren. U kunt de namen van de standbemanning invullen en wanneer zij aanwezig zijn, aanvullende faciliteiten opgeven, etc. Bewaart u de bevestiging van inschrijving dus zorgvuldig; deze geeft te allen tijde toegang tot uw file.
Bevestiging van reserveringsgegevens
In een aparte email ontvangt u ca. drie weken voor aanvang van het congres van ons een bevestiging van uw registratie- en reserveringsgegevens. Dit is een belangrijk document, omdat hierop de namen van uw standpersoneel en de door u bestelde faciliteiten (techniek en meubilair) staan vermeld en wij van hieruit de badges aanmaken. Wij vragen u om de bevestiging van registratie zorgvuldig te lezen en te controleren en de instructies op te volgen. Wijzigingen en aanvullingen in uw registratiegegevens kunt u doorgeven via
Faciliteiten:
U kunt via middels uw eigen file extra faciliteiten en standaard meubilair bestellen:
- Afgerokte tafel (160 cm x 80 cm), € 20,00
- Statafel, € 20,00
- Stoel, € 18,00
- Barkruk, € 20,00
- Krachtstroom 32A € 310,00
- Krachtstroom 63 A € 410,00
- Posterbord: € 19,00
Alle genoemde prijzen zijn eventprijzen en excl. 21% BTW
Advertenties
Er worden digitale programmaboeken uitgegeven, waarin alle informatie, het programma, en uw advertenties staan opgenomen. Het programmaboek wordt als een bladerbare PDF aan de deelnemers aangeboden. Voor sommige sponsorpakketten geldt dat advertenties bij de pakketprijs zijn inbegrepen. Houdt u er rekening mee dat uitsluitend corporate advertenties worden geaccepteerd. Wij adviseren om A4 advertenties in "portrait"- formaat aan te leveren en A5 advertenties in "landscape"- formaat.
De deadline voor het aanleveren van uw advertenties is uiterlijk vrijdag 3 juni 2022 om 12.00 uur.
Inserts voor congrestassen
Er zullen geen congrestassen worden uitgegeven. Promotiemateriaal kunt u vanuit uw stand uitdelen.
Aankomst in de Koningshof
Uw standbemanning komt binnen via de hoofdingang en meldt zich vervolgens in de Limburgfoyer voor het afhalen van de badge. Bij de registratiebalie wordt u verder verwezen naar de expositiehal. Mirjam en Karin zijn te vinden bij het "Info-Point" (zie onder) op de beurs. Zij begeleiden u en uw personeel tijdens het evenement.
Badgeplicht
Het zichtbaar dragen van de badge die u in de Limburgfoyer wordt uitgereikt badge is verplicht, omdat er volgens CGR/GMH zichtbaar onderscheid gemaakt moet kunnen worden tussen farmaceutische en niet-farmaceutische industrie en tussen voorschrijvers en niet-voorschrijvers. Ook de deelnemers hebben badgeplicht. Voorschrijvers en niet-voorschrijvers herkent u aan de de kleur van de badges. De betreffende kleuren worden voor aanvang van het congres op deze pagina gepubliceerd.
Aparte ruimte voorlichting en communicatie over medicijnen
Uw stand op de beurs dient een corporate stand te zijn. Reclame of product-uitingen voor medicijnen zijn helaas niet toegestaan. De organisatie heeft ten tijde van het congres een multifunctionele ruimte op de beurs ingericht waar vertegenwoordigers van farmaceutische bedrijven en voorschrijvers op gezette tijden met elkaar kunnen en mogen communiceren over medicijnen. Deze ruimte is alleen toegankelijk voor mensen die een badge voor voorschrijvers dragen. Niet-voorschrijvers hebben geen toegang. U verneemt van ons ter plaatse welke ruimte hiervoor is aangewezen.
Dagarrangementen
In de sponsorpakketten zijn een aantal dagarrangementen (catering) voor uw personeel opgenomen, welke bij de prijs zijn inbegrepen. U kunt echter in geval van extra personeelsleden extra dagarrangementen bestellen. Deze extra arrangementen worden achteraf en naar werkelijk verbruik in rekening gebracht. Een dagarrangement bestaat uit de ontvangst met koffie, thee, water gedurende de gehele dag, koffie- en theebreaks, een rijkelijke lunch, deelname aan het aperitif (op 21 juni) en de fare-well (op 22 juni). De lunches voor sponsoren worden een kwartier voorafgaand aan de pauze van de deelnemers geserveerd, zodat u uw handen vrij heeft ten tijde dat de deelnemers uw stand bezoeken.
De prijs voor een dagarrangement wordt tegen kostprijs aangeboden: € 75,00 p.p.p.d. exclusief 9%BTW.
Catering tijdens het congres
Alle catering tijdens de congresdagen wordt geserveerd vanaf de beursvloer. De lunches voor de industrie worden een half uur eerder geserveerd dan die voor de deelnemers, zodat u uw handen vrij heeft op het moment dat de deelnemers voor de lunchpauze de beurshal betreden.
Avondprogramma op 21 juni 2022
Indien u besluit aanwezig te zijn bij het avondprogramma op 21 juni 2022 dan kunt u onbeperkt consumptie-muntjes afhalen bij het info-point. Niet-gebruikte muntjes kunt u de volgende dag voor 12.00 uur inleveren bij het infopoint. Van het verschil ontvangt u een factuur. Consumptiemuntjes kosten per stuk € 2,65 inclusief BTW.
Bezoeken van sessies
Uw standpersoneel is welkom bij de wetenschappelijk sessies, mits er nog voldoende ruimte is. De congresdeelnemers hebben te allen tijde voorrang.
Voorlichting farmaceutische producten
Farmaceutische mogen productinformatie verschaffen aan de voorschrijvers, mits dit gebeurt binnen de door de organisatie aangewezen ruimte (op de beurs zelf). Ter plaatse verneemt u van ons welke ruimte hiervoor beschikbaar is.
Parkeren
De Koningshof heeft besloten om vanaf 2019 parkeergeld in rekening te brengen. De eerste 3 uur zijn gratis. Daarna rekent NH Koningshof € 1,50 per uur met een maximum van € 5,00 per etmaal.
Afval
Afval kunt u tijdens de opbouw- en symposium dag verzamelen in een bij voorkeur plastic zak. Het afval wordt dan door de schoonmaakdienst meegenomen. De schoonmaakdienst heeft geen toegang tot uw standruimte in verband met mogelijke beschadiging, etc. Voor gewenste bijstand m.b.t. schoonmaak kunt u ter plaatse met de beurs coördinator contact opnemen.
Groot afvalverwijdering
Verwijdering van groot afval gebeurt onder het motto “de vervuiler betaalt”.
Catering vanuit uw stand
Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet toegestaan, tenzij u hiervan schriftelijke toestemming heeft van de organisatie. Vraagt u bij de organisatie naar de mogelijkheden.
Rookbeleid
Gedurende het congres is de gehele locatie rookvrij. Er is echter voldoende mogelijkheid om buiten het pand te roken.
Laden en lossen
Voor laden en lossen meldt u zich Mirjam Dobbenberg of Karin van Wielink. Zij wijst u de juiste weg binnen het congrescentrum.
Nog vragen?
Heeft u nog vragen of wenst u nog nadere informatie? Neemt u dan contact op met het congressecretariaat op telefoonnummer 046-2021300.
Tot slot
Wij danken u hartelijk voor uw aanwezigheid tijdens het symposium. Wij zullen alles in het werk stellen om uw verblijf zo aangenaam en succesvol mogelijk te maken.
Op deze pagina treft u de belangrijkste praktische informatie aan die verband houdt met uw aanwezigheid als sponsor tijdens de Nefrologiedagen 2022. Indien u naar aanleiding van deze informatie aanvullende informatie wenst, dan kunt u contact opnemen met het congres secretariaat. De contactgegevens vindt u hieronder.
Algemene gegevens
Naam bijeenkomst : Nederlandse Nefrologiedagen
Datum bijeenkomst : 20, 21 en 22 juni 2022
Locatiegegevens
Locatie: NH Koningshof - Veldhoven
Expositieruimte: Kempen- en Genderhal
Afmetingen expositieruimte: 65,00 mtr (lengte) x 24,00 mtr (breedte) x 3,90 mtr (hoogte)
Vloerbedekking: Tapijt
Afmetingen toegangsdeur: 3,00 mtr (hoogte) x 2,50 mtr (breedte)
Ingang: Ingangen hallen aan de achterzijde van het gebouw (volg de bordjes op het terrein)
Routebeschrijving :
https://www.nh-hotels.nl/hotel/nh-eindhoven-conference-centre-koningshof/plattegrond
Ingang voor laden/lossen : Zijdeuren hallen, (volg bordjes op het terrein)
Secretariaat en contactpersoon
Uw contactpersonen: Mirjam Dobbenberg en Karin van Wielink
Telefoon secretariaat: 046-2021300
E-mailadres:
Correspondentie
Correspondentieadres : Postbus 34, 6130 AA Sittard
Op- en afbouw van de beurs
Opbouwdag: maandag 20 juni 2022 vanaf 08.00 uur tot 21.00 uur
dinsdag 21 juni 2022 vanaf 07.00 uur tot 08.30 uur
Afbouwdag: woensdag 22 juni 2022 vanaf 16.00 uur tot 18.00 uur
Standbouw:
Voor de standbouw raadpleegt u de pagina "standbouw"
Uw standruimte
De standruimte wordt geleverd zonder opbouw en tussen- of achterwanden. Bij aankomst treft u op uw ruimte het door ons te leveren standaard meubilair en het extra door u bestelde meubilair c.q. faciliteiten aan. Elektra en wifi zijn aanwezig. Extra inventaris is in overleg met de organisatie altijd mogelijk!
Eiland-stands
De eiland-stands (platina sponsoren) dienen een zgn. “see-through” karakter te hebben, zodat deze het zicht op de stands die achter de eiland-stands staan niet aan het oog van de deelnemers worden onttrokken.
Plattegrond
De plattegrond van de beurs treft u op deze pagina: https://nefrologiedagen.nl/plattegrond.html
Info-Point organisatie
De organisatie heeft op de beurs een Info-Point ingericht. Ten tijde van het congres kunt u hier terecht met al uw vragen, of kunt u extra bestellingen doen. De precieze locatie van het Info-Point wordt op de plattegrond aangemerkt op het moment dat de bezetting van de stand min of meer bekend is.
Uw eigen file beheren
Van de initiële inschrijving als sponsor (het invullen van bedrijfsnaam, e-mailadres en keuze stand) heeft u een bevestiging met een link gekregen. Met deze link kunt u tot ca. 3 weken voor aanvang van het congres zelf uw file beheren. U kunt de namen van de standbemanning invullen en wanneer zij aanwezig zijn, aanvullende faciliteiten opgeven, etc. Bewaart u de bevestiging van inschrijving dus zorgvuldig; deze geeft te allen tijde toegang tot uw file.
Bevestiging van reserveringsgegevens
In een aparte email ontvangt u ca. drie weken voor aanvang van het congres van ons een bevestiging van uw registratie- en reserveringsgegevens. Dit is een belangrijk document, omdat hierop de namen van uw standpersoneel en de door u bestelde faciliteiten (techniek en meubilair) staan vermeld en wij van hieruit de badges aanmaken. Wij vragen u om de bevestiging van registratie zorgvuldig te lezen en te controleren en de instructies op te volgen. Wijzigingen en aanvullingen in uw registratiegegevens kunt u doorgeven via
Faciliteiten:
U kunt via middels uw eigen file extra faciliteiten en standaard meubilair bestellen:
- Afgerokte tafel (160 cm x 80 cm), € 20,00
- Statafel, € 20,00
- Stoel, € 18,00
- Barkruk, € 20,00
- Krachtstroom 32A € 310,00
- Krachtstroom 63 A € 410,00
- Posterbord: € 19,00
Alle genoemde prijzen zijn eventprijzen en excl. 21% BTW
Advertenties
Er worden digitale programmaboeken uitgegeven, waarin alle informatie, het programma, en uw advertenties staan opgenomen. Het programmaboek wordt als een bladerbare PDF aan de deelnemers aangeboden. Voor sommige sponsorpakketten geldt dat advertenties bij de pakketprijs zijn inbegrepen. Houdt u er rekening mee dat uitsluitend corporate advertenties worden geaccepteerd. Wij adviseren om A4 advertenties in "portrait"- formaat aan te leveren en A5 advertenties in "landscape"- formaat.
De deadline voor het aanleveren van uw advertenties is uiterlijk vrijdag 3 juni 2022 om 12.00 uur.
Inserts voor congrestassen
Er zullen geen congrestassen worden uitgegeven. Promotiemateriaal kunt u vanuit uw stand uitdelen.
Aankomst in de Koningshof
Uw standbemanning komt binnen via de hoofdingang en meldt zich vervolgens in de Limburgfoyer voor het afhalen van de badge. Bij de registratiebalie wordt u verder verwezen naar de expositiehal. Mirjam en Karin zijn te vinden bij het "Info-Point" (zie onder) op de beurs. Zij begeleiden u en uw personeel tijdens het evenement.
Badgeplicht
Het zichtbaar dragen van de badge die u in de Limburgfoyer wordt uitgereikt badge is verplicht, omdat er volgens CGR/GMH zichtbaar onderscheid gemaakt moet kunnen worden tussen farmaceutische en niet-farmaceutische industrie en tussen voorschrijvers en niet-voorschrijvers. Ook de deelnemers hebben badgeplicht. Voorschrijvers en niet-voorschrijvers herkent u aan de de kleur van de badges. De betreffende kleuren worden voor aanvang van het congres op deze pagina gepubliceerd.
Aparte ruimte voorlichting en communicatie over medicijnen
Uw stand op de beurs dient een corporate stand te zijn. Reclame of product-uitingen voor medicijnen zijn helaas niet toegestaan. De organisatie heeft ten tijde van het congres een multifunctionele ruimte op de beurs ingericht waar vertegenwoordigers van farmaceutische bedrijven en voorschrijvers op gezette tijden met elkaar kunnen en mogen communiceren over medicijnen. Deze ruimte is alleen toegankelijk voor mensen die een badge voor voorschrijvers dragen. Niet-voorschrijvers hebben geen toegang. U verneemt van ons ter plaatse welke ruimte hiervoor is aangewezen.
Dagarrangementen
In de sponsorpakketten zijn een aantal dagarrangementen (catering) voor uw personeel opgenomen, welke bij de prijs zijn inbegrepen. U kunt echter in geval van extra personeelsleden extra dagarrangementen bestellen. Deze extra arrangementen worden achteraf en naar werkelijk verbruik in rekening gebracht. Een dagarrangement bestaat uit de ontvangst met koffie, thee, water gedurende de gehele dag, koffie- en theebreaks, een rijkelijke lunch, deelname aan het aperitif (op 21 juni) en de fare-well (op 22 juni). De lunches voor sponsoren worden een kwartier voorafgaand aan de pauze van de deelnemers geserveerd, zodat u uw handen vrij heeft ten tijde dat de deelnemers uw stand bezoeken.
De prijs voor een dagarrangement wordt tegen kostprijs aangeboden: € 75,00 p.p.p.d. exclusief 9%BTW.
Catering tijdens het congres
Alle catering tijdens de congresdagen wordt geserveerd vanaf de beursvloer. De lunches voor de industrie worden een half uur eerder geserveerd dan die voor de deelnemers, zodat u uw handen vrij heeft op het moment dat de deelnemers voor de lunchpauze de beurshal betreden.
Avondprogramma op 21 juni 2022
Indien u besluit aanwezig te zijn bij het avondprogramma op 21 juni 2022 dan kunt u onbeperkt consumptie-muntjes afhalen bij het info-point. Niet-gebruikte muntjes kunt u de volgende dag voor 12.00 uur inleveren bij het infopoint. Van het verschil ontvangt u een factuur. Consumptiemuntjes kosten per stuk € 2,65 inclusief BTW.
Bezoeken van sessies
Uw standpersoneel is welkom bij de wetenschappelijk sessies, mits er nog voldoende ruimte is. De congresdeelnemers hebben te allen tijde voorrang.
Voorlichting farmaceutische producten
Farmaceutische mogen productinformatie verschaffen aan de voorschrijvers, mits dit gebeurt binnen de door de organisatie aangewezen ruimte (op de beurs zelf). Ter plaatse verneemt u van ons welke ruimte hiervoor beschikbaar is.
Parkeren
De Koningshof heeft besloten om vanaf 2019 parkeergeld in rekening te brengen. De eerste 3 uur zijn gratis. Daarna rekent NH Koningshof € 1,50 per uur met een maximum van € 5,00 per etmaal.
Afval
Afval kunt u tijdens de opbouw- en symposium dag verzamelen in een bij voorkeur plastic zak. Het afval wordt dan door de schoonmaakdienst meegenomen. De schoonmaakdienst heeft geen toegang tot uw standruimte in verband met mogelijke beschadiging, etc. Voor gewenste bijstand m.b.t. schoonmaak kunt u ter plaatse met de beurs coördinator contact opnemen.
Groot afvalverwijdering
Verwijdering van groot afval gebeurt onder het motto “de vervuiler betaalt”.
Catering vanuit uw stand
Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet toegestaan, tenzij u hiervan schriftelijke toestemming heeft van de organisatie. Vraagt u bij de organisatie naar de mogelijkheden.
Rookbeleid
Gedurende het congres is de gehele locatie rookvrij. Er is echter voldoende mogelijkheid om buiten het pand te roken.
Laden en lossen
Voor laden en lossen meldt u zich Mirjam Dobbenberg of Karin van Wielink. Zij wijst u de juiste weg binnen het congrescentrum.
Nog vragen?
Heeft u nog vragen of wenst u nog nadere informatie? Neemt u dan contact op met het congressecretariaat op telefoonnummer 046-2021300.
Tot slot
Wij danken u hartelijk voor uw aanwezigheid tijdens het symposium. Wij zullen alles in het werk stellen om uw verblijf zo aangenaam en succesvol mogelijk te maken.
Downloads
Schema wetenschappelijk programma >>
Disclosure slide >>
Declaratieformulier >>
Plattegrond NH Koningshof >>
Praktische informatie tijdens het congres >>