VOOR DE ORGANISATIE
INHOUD VAN DEZE PAGINA
1. Algemeen
2. Zalenoverzicht
3. Telefoonnummers
4. Bevestiging van inschrijving
5. Draaiboekbespreking
6. Aankomst op zondag 26 maart
7. Programmaschema
8. Taakomschrijvingen
9. Catering
10. Formulieren, overzichten, lijsten, etc.
INHOUD VAN DEZE PAGINA
1. Algemeen
2. Zalenoverzicht
3. Telefoonnummers
4. Bevestiging van inschrijving
5. Draaiboekbespreking
6. Aankomst op zondag 26 maart
7. Programmaschema
8. Taakomschrijvingen
9. Catering
10. Formulieren, overzichten, lijsten, etc.
1. ALGEMEEN
Congresdatum:
27, 28 en 29 maart 2023 (voorbereidingen vanaf 25 maart)
Congreslocatie:
NH Koningshof
Locht 117, 5504 RM Veldhoven
Telefoon: (0031) - (0)40-2537475
Routebeschrijving
Plattegrond Koningshof
27, 28 en 29 maart 2023 (voorbereidingen vanaf 25 maart)
Congreslocatie:
NH Koningshof
Locht 117, 5504 RM Veldhoven
Telefoon: (0031) - (0)40-2537475
Routebeschrijving
Plattegrond Koningshof
2. ZALENOVERZICHT (zie hierboven de plattegrond van NH Koningshof)
Wetenschappelijke zalen
- Brabantzaal (blauwe zone)
- Baroniezaal (blauwe zone)
- Zaal 80, 81, 82 en 83 (groene zone)
- Zaal 55, 56/57 en 58 (gele zone)
Organisatieruimtes
- Conference office: Zaal 20 (blauwe zone), van 25 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Werkruimte medewerkers: Zaal 18 (blauwe zone), van 25 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Speakers Corner en Vip's: Meierijfoyer (blauwe zone), van 27 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Registratie en Onsite inschrijven: Limburgfoyer (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Garderobe: Zaal 19 (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart
Overige ruimtes
- Beurshal: Gender- en Kempenhal, van 27 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond en indeling
- Aperitif en Symposium's diner: Beneluxhal, op 28 maart 2023
- Bid-, kolf en vergaderruimte: Zaal 17 (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Kleedruimte artiesten: Zaal 26, op 28 en 29 maart
Wetenschappelijke zalen
- Brabantzaal (blauwe zone)
- Baroniezaal (blauwe zone)
- Zaal 80, 81, 82 en 83 (groene zone)
- Zaal 55, 56/57 en 58 (gele zone)
Organisatieruimtes
- Conference office: Zaal 20 (blauwe zone), van 25 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Werkruimte medewerkers: Zaal 18 (blauwe zone), van 25 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Speakers Corner en Vip's: Meierijfoyer (blauwe zone), van 27 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Registratie en Onsite inschrijven: Limburgfoyer (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Garderobe: Zaal 19 (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart
Overige ruimtes
- Beurshal: Gender- en Kempenhal, van 27 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond en indeling
- Aperitif en Symposium's diner: Beneluxhal, op 28 maart 2023
- Bid-, kolf en vergaderruimte: Zaal 17 (blauwe zone), van 28 maart tot en met 29 maart: klik hier voor plattegrond
- Kleedruimte artiesten: Zaal 26, op 28 en 29 maart
3. TELEFOONNUMMERS, PORTOFOONS EN E-MAIL ADRES
In de aanloop naar het congres hebben we gebruik gemaakt van de "groeps-app". Jullie beschikken dus over elkaars telefoonnummers en kunnen deze gebruiken tijdens het congres.
Daarnaast beschikken jullie allemaal over een portofoon en headset. Ter plaatse zullen we afspreken af op welk kanaal we communiceren. Zorg er svp voor dat je je portofoon aan het einde van de dag terugbrengt naar zaal 20 om op te laden voor een volgende dag.
Het e-mailadres van het congres:
In de aanloop naar het congres hebben we gebruik gemaakt van de "groeps-app". Jullie beschikken dus over elkaars telefoonnummers en kunnen deze gebruiken tijdens het congres.
Daarnaast beschikken jullie allemaal over een portofoon en headset. Ter plaatse zullen we afspreken af op welk kanaal we communiceren. Zorg er svp voor dat je je portofoon aan het einde van de dag terugbrengt naar zaal 20 om op te laden voor een volgende dag.
Het e-mailadres van het congres:
4. BEVESTIGING VAN INSCHRIJVING
Evenals de deelnemers ontvangen ook jullie 7 maart 2023 het "Definitief Inschrijfbewijs". Controleer svp de gegevens op het inschrijfbewijs en let daarbij vooral op de volgende gegevens:
- BIG-nummer (indien van toepassing)
- Functie
- Dieetwensen
- Hotelovernachtingen
- Sessies waar je bij aanwezig wilt zijn.
Onvolledige of onjuiste gegevens corrigeren wij graag. Stuur correcties svp door naar
Evenals de deelnemers ontvangen ook jullie 7 maart 2023 het "Definitief Inschrijfbewijs". Controleer svp de gegevens op het inschrijfbewijs en let daarbij vooral op de volgende gegevens:
- BIG-nummer (indien van toepassing)
- Functie
- Dieetwensen
- Hotelovernachtingen
- Sessies waar je bij aanwezig wilt zijn.
Onvolledige of onjuiste gegevens corrigeren wij graag. Stuur correcties svp door naar
5. DRAAIBOEKBESPREKING
Op zaterdag 11 maart vindt de traditionele draaiboekbespreking plaats. Aansluitend volgen we een kookworkshop in kookstudio De Riet. Informatie en routebeschrijving vinden jullie hier
Op zaterdag 11 maart vindt de traditionele draaiboekbespreking plaats. Aansluitend volgen we een kookworkshop in kookstudio De Riet. Informatie en routebeschrijving vinden jullie hier
6. AANKOMST OP ZONDAG 26 MAART 2023
Welkom, kennismaking en overleg
Jullie worden op zondag 26 maart om 12.00 verwacht. Zie draaiboek.
Hotelkamer
Wij hebben voor jullie hotelovernachtingen geboekt. Marlies zorgt er voor dat de hotelreserveringen tijdig bij het congreshotel worden aangeleverd, zodat jullie bij aankomst bij de receptie van het hotel de kamersleutel kunnen afhalen.
Counsumptiemuntjes
Tijdens het eerdere overlegmoment krijgen jullie voldoende consumptiemuntjes uitgereikt. Deze muntjes kunnen jullie gebruiken voor het borrelmoment na afloop van het diner op zondag 26 maart, na afloop van het diner op maandag 27 maart (tijdens de traditionele "Sunsetborrel" met de sponsoren in de Abdijbar) en vanaf 22.00 uur tijdens het Symposium's diner op 28 maart. De met de muntjes bestelde drankjes worden op de groepsrekening gezet. Jullie hebben dus tijdens deze get-together geen contant geld nodig.
NB! zorg er voor dat je de muntjes die je niet gebruikt op woensdag 29 maart 2023 inlevert bij Mauritz in zaal 20. Ieder muntje dat de Koningshof niet terug ontvangt wordt namelijk in rekening gebracht.
Welkom, kennismaking en overleg
Jullie worden op zondag 26 maart om 12.00 verwacht. Zie draaiboek.
Hotelkamer
Wij hebben voor jullie hotelovernachtingen geboekt. Marlies zorgt er voor dat de hotelreserveringen tijdig bij het congreshotel worden aangeleverd, zodat jullie bij aankomst bij de receptie van het hotel de kamersleutel kunnen afhalen.
Counsumptiemuntjes
Tijdens het eerdere overlegmoment krijgen jullie voldoende consumptiemuntjes uitgereikt. Deze muntjes kunnen jullie gebruiken voor het borrelmoment na afloop van het diner op zondag 26 maart, na afloop van het diner op maandag 27 maart (tijdens de traditionele "Sunsetborrel" met de sponsoren in de Abdijbar) en vanaf 22.00 uur tijdens het Symposium's diner op 28 maart. De met de muntjes bestelde drankjes worden op de groepsrekening gezet. Jullie hebben dus tijdens deze get-together geen contant geld nodig.
NB! zorg er voor dat je de muntjes die je niet gebruikt op woensdag 29 maart 2023 inlevert bij Mauritz in zaal 20. Ieder muntje dat de Koningshof niet terug ontvangt wordt namelijk in rekening gebracht.
7. PROGRAMMASCHEMA EN CONTACTGEGEVENS COMMISSIE
Klik hier voor het programmaschema van de Nefrologiedagen 2023
Klik hier voor de samenstelling en contactgegevens van de programmacommissie 2023
Klik hier voor het programmaschema van de Nefrologiedagen 2023
Klik hier voor de samenstelling en contactgegevens van de programmacommissie 2023
8. TAAKOMSCHRIJVINGEN
Team Conference management - Standplaats: Conference office en Speakers Corner – zie tekeningen
Personele bezetting
- Marlies Talman, conference director, venue director en supplier director
- Natalie van Zijl, program en speakers director
- Mauritz Scheffens, delegates en sponsor director
- Jeroen van Zijl, ICT technical director
- Marco Kuipers, ICT conference director
- Donald Scherpenzeel, media director
Taken
- Aansturen eigen team
- Inrichten standplaats en eigen werkplek
- Taakverdelingen per team per dag bepalen
- Aanspreekpunt bij vragen of calamiteiten
- Monitoren draaiboek per team
- Zorgen voor aanwezigheid van alle tools en faciliteiten voor het team
- Indien nodig overleg met andere teams
- Samen met het team uitvoeren van de taken (zie ook draaiboek)
- Team bijeenroepen voor dagbriefings en bijwonen (samen met alle andere teamleden)
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Conference Office
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Program and speakers
Standplaats: Speakers Corner (Meierijfoyer) – zie tekening
Personele bezetting
- Natalie van Zijl
- Carla Lugten
- Lucinda Weusthof
- Edith van der Heijden
Taken
- Inrichten Speakers Corner (meubilaire opstelling, werkplekken en preview-plekken)
- controle op leveringen van de leveranciers
- Spring: Flight cases Speakers Corner
- Leverancier meubilair (inclusief afschotting Meierijfoyer)
- Houx: leverancier drukwerk en papier
- Leverancier bloemen
- Koningshof: leverancier catering
- klaarmaken zaalpakketjes voor de chairs:
- sprekersbordjes
- sprekersinfo (aanmeldencongres: inhoud sessie en gevraagde techniek)
- overzichtje huishoudelijke regels
- instructie chairs (incl. aankondigen sessies volgende tijdslot)
- klaarmaken presentjes sprekers (niet de abstract-indieners)
- klaar leggen benodigdheden sprekers:
- declaratieformulier
- restitutieformulier abstract-indieners (andere kleur)
- prijzenformulier abstract-indieners (andere kleur)
Tijdens Congres
- Ontvangst sprekers, chairs, abstract-indieners bij ingang Speakers Corner (1 teamlid)
- Verwijzen naar collega-teamlid voor melding aanwezig
- Catering regelmatig controleren
- Toiletten regelmatig controleren
- Controle eventuele leveringen leveranciers
- Registreren aanwezigheid van sprekers, chairs en abstract indieners op programmaschema
- Nabellen van sprekers, chairs en abstract indieners bij te laat komen
- Last minute wijzigingen aanpassen in het programma (website, app)
- Jas aannemen, koffie/thee/water inschenken
- Begeleiden en verwijzen van sprekers, chairs en abstract- indieners naar ICT
- Verzamelen declaratieformulieren en naar zaal 20 brengen (Mauritz)
- Presentje uitdelen aan sprekers
- Last minute boekingen/bestellingen van sprekers verwerken in congresadministratie
- Muntjes/polsbandjes uitdelen aan sprekers.
- Instructie, sprekersinfo en naambordjes spreker overhandigen aan chairs.
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Speakers Corner
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team ICT
Standplaats: Speakers Corner (Meierijfoyer) – zie tekening
Personele bezetting
- Jeroen van Zijl
- Marco Kuipers
Taken
- Maken plan infrastructuur ICT voor het hele congres
- Goedkeuring vragen infrastructuur bij de Koningshof
- Bestellijst maken hardware en software
- Relevantie info naar Marlies voor het draaiboek
- Updaten bestaande software
- Instructie maken Team Venue over zaaltechniek
- Inrichten ICT Speakers Corner
- Inrichten ICT zaal 20
- Inrichten ICT werkplekken in de organisatiestand op de beurs
- Inrichten zaaltechniek in de wetenschappelijke zalen
- Inrichten ICT in Limburgfoyer
- Opschonen scanners
- Maken inloopdia wetenschappelijke zalen
- Briefings met zaaltechnici Koningshof
- Sprekers en abstract-indieners ontvangen in Speakers Corner
- Lezingen pushen naar de juiste zaalcomputers
- toezien op aanwezigheid CGR disclaimer als eerste slide in iedere PowerPoint presentaties
- Hulp verlenen bij preview computers
Benodigdheden
- Inhoud flightcases ICT
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Delegates
Standplaats: Gender- en Kempenhal, zaal 20 en Limburgfoyer (zie tekeningen)
Personele bezetting
- Mauritz Scheffens
- Linda Bakker
- Gea van Woudenbergh
- Regien de Lange
- Dorien Damen
Taken
- Controle alle bestellingen en leveringen voor dit team
- Inrichten balies Limburgfoyer (3 x deelnemers, 1 x onsite hoek, 1 x sprekers, 1 x industrie)
- inrichten werkplekken infopoint beurs
- klaarmaken van alle badges incl. lanyards en polsbandjes
- controle op afmelders, dubbele badges
- klaargemaakte badges onderverdelen in
- betalende deelnemers,
- geinviteerde sprekers en abstractindieners
- sponsoren,
- “bestuur”, “commissie” en “organisatie” apart houden
- verjaardagskaarten schrijven klaarzetten
- badgeuitgifte aan alle personen die op het congres aanwezig zijn, vanuit Limburgfoyer
- badges scannen
- alle vragen beantwoorden van de deelnemers of doorverwijzen naar het betreffende team of zaal
- Begeleiding bij opbouw festival.
- Controle op toegang diner.
- Bemannen infopunt voor deelnemers.
- Administratieve afwikkelingen en wijzigingen verwijzen naar zaal 20:
- Beheer portofoons.
Werkplekken
- Limburgfoyer
- Zaal 20 voor aanpassingen en
- Infopunt voor deelnemers op de beurs
- Beneluxhal voor begeleiding festival.
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Delegates
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Sponsors
Standplaats: Gender- en Kempenhal – zie plattegrond beurs
Personele bezetting
- Mauritz Scheffens
- Annelies Schlebos
- Mirjam Dobbenberg
- Karin van Wielink
Taken
- Controle alle bestellingen en leveringen voor dit team
- Controle afplakken beursvloer volgens tekening (let op de doorgangen van plein naar plein)
- Controle op uitvoering decoratie en standbouw
- Toezien op corporate uitingen en dragen juiste badges.
- Ontvangen en begeleiden standbouwers tijdens de opbouwdag
- Inrichten en bemannen infopunt voor standhouders
- Ondersteunen van stylist bij opbouw pleinen.
- Ontvangen van standhouders bij aankomst Limburgfoyer
- Regelmatige controle bij de standhouders (tevredenheid, praatje maken, aandacht)
- Uitgave en administratie van muntjes voor sponsors
- Bestellingen van standhouders verwerken
- Controle op catering voor standhouders
- Controle op schade door standbouwers en houders
- Innemen badges en indien nodig scannen
- Beheren gong en programma aankondigingen doen
- Meehelpen bij controle toegang diner
Werkplekken:
- Limburgfoyer in de ochtend
- Infopunt in de genderhal. (3 laptops)
- Beneluxhal voor controle toegang tot diner
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Expo
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Venue
Standplaats: Gender- en Kempenhal – zie tekening
Personele bezetting
- Marlies Talman
- Linda Bakker
- Janice Geurs
- Antonia Versteeg
- Annerie de Gier
- Yvette Simons (room management Expert sessies)
Taken
Controle zalen: vinden plaats bij aanvang programma, tussen de sessies en na afloop sessies
- Controle op meubilair, techniek, aanwezigheid technicus
- Controle op routing
- Controle op aanwezigheid water en glazen voor sprekers
- Controle op schoonmaak, verwijderen door deelnemers meegenomen vaat
- Rechtzetten meubilair
- Controle op ombouw inrichting voor speciale sessies
- Controle op temperatuur/airco/ventilatie
- Ondersteuning van de begeleiding van de Expert-sessies
Overige zalen:
- Functioneren koffiezetapparaten
- IJskastjes bijgevuld?
- Controle op overige catering (koekjes, etc.)
- Controle op schoonmaak
- Controle op temperatuur/airco/ventilatie
- Controle op verlichting
- Controle van de uitvoering door de Koningshof:
- inrichting alle zalen voor wat betreft meubilair
- inrichting alle zalen voor wat betreft techniek
- controle catering op alle locaties (volgens het draaiboek)
- Ondersteuning van alle teams waar nodig
- Ondersteunen bij de voorbereidingen van team delegate en team program/speakers
- Strijken kleding
- Controle op juiste routing van en naar de zalen
- Instructie ICT-zalen doornemen met team ICT
- Ondersteunen bij ontvangst van deelnemers in de ochtenden (Limburgfoyer).
- Controleren van opstellingen/licht/techniek/airco/temperatuur/schoonmaak/voldoende water in de wetenschappelijke
zalen
- Controle op schoonmaak en catering in Zaal 20, infopunt en speakerscorner.
- Logistieke begeleiding van sprekers en chairs (in de functie van zaalhosts)
- Helpen van zaaltechnici voor snelle communicatie richting Team ICT
- Monitoren op tijdig beëindigen van sessies.
- Begeleiden van deelnemers tijdens de wisselmomenten.
- Toezien op catering tijdens de pauzes
- Beheer congres en feestkleding.
- Bij ontvangstbalie staan in de ochtend
- Begeleiding bij opbouw festival
- Controle en aannemen bestellingen.
- Controle op toegang diner.
- Ondersteunen infopunt mbt deelnemers
Benodigdheden
- Inhoud flightcases
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Conference management - Standplaats: Conference office en Speakers Corner – zie tekeningen
Personele bezetting
- Marlies Talman, conference director, venue director en supplier director
- Natalie van Zijl, program en speakers director
- Mauritz Scheffens, delegates en sponsor director
- Jeroen van Zijl, ICT technical director
- Marco Kuipers, ICT conference director
- Donald Scherpenzeel, media director
Taken
- Aansturen eigen team
- Inrichten standplaats en eigen werkplek
- Taakverdelingen per team per dag bepalen
- Aanspreekpunt bij vragen of calamiteiten
- Monitoren draaiboek per team
- Zorgen voor aanwezigheid van alle tools en faciliteiten voor het team
- Indien nodig overleg met andere teams
- Samen met het team uitvoeren van de taken (zie ook draaiboek)
- Team bijeenroepen voor dagbriefings en bijwonen (samen met alle andere teamleden)
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Conference Office
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Program and speakers
Standplaats: Speakers Corner (Meierijfoyer) – zie tekening
Personele bezetting
- Natalie van Zijl
- Carla Lugten
- Lucinda Weusthof
- Edith van der Heijden
Taken
- Inrichten Speakers Corner (meubilaire opstelling, werkplekken en preview-plekken)
- controle op leveringen van de leveranciers
- Spring: Flight cases Speakers Corner
- Leverancier meubilair (inclusief afschotting Meierijfoyer)
- Houx: leverancier drukwerk en papier
- Leverancier bloemen
- Koningshof: leverancier catering
- klaarmaken zaalpakketjes voor de chairs:
- sprekersbordjes
- sprekersinfo (aanmeldencongres: inhoud sessie en gevraagde techniek)
- overzichtje huishoudelijke regels
- instructie chairs (incl. aankondigen sessies volgende tijdslot)
- klaarmaken presentjes sprekers (niet de abstract-indieners)
- klaar leggen benodigdheden sprekers:
- declaratieformulier
- restitutieformulier abstract-indieners (andere kleur)
- prijzenformulier abstract-indieners (andere kleur)
Tijdens Congres
- Ontvangst sprekers, chairs, abstract-indieners bij ingang Speakers Corner (1 teamlid)
- Verwijzen naar collega-teamlid voor melding aanwezig
- Catering regelmatig controleren
- Toiletten regelmatig controleren
- Controle eventuele leveringen leveranciers
- Registreren aanwezigheid van sprekers, chairs en abstract indieners op programmaschema
- Nabellen van sprekers, chairs en abstract indieners bij te laat komen
- Last minute wijzigingen aanpassen in het programma (website, app)
- Jas aannemen, koffie/thee/water inschenken
- Begeleiden en verwijzen van sprekers, chairs en abstract- indieners naar ICT
- Verzamelen declaratieformulieren en naar zaal 20 brengen (Mauritz)
- Presentje uitdelen aan sprekers
- Last minute boekingen/bestellingen van sprekers verwerken in congresadministratie
- Muntjes/polsbandjes uitdelen aan sprekers.
- Instructie, sprekersinfo en naambordjes spreker overhandigen aan chairs.
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Speakers Corner
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team ICT
Standplaats: Speakers Corner (Meierijfoyer) – zie tekening
Personele bezetting
- Jeroen van Zijl
- Marco Kuipers
Taken
- Maken plan infrastructuur ICT voor het hele congres
- Goedkeuring vragen infrastructuur bij de Koningshof
- Bestellijst maken hardware en software
- Relevantie info naar Marlies voor het draaiboek
- Updaten bestaande software
- Instructie maken Team Venue over zaaltechniek
- Inrichten ICT Speakers Corner
- Inrichten ICT zaal 20
- Inrichten ICT werkplekken in de organisatiestand op de beurs
- Inrichten zaaltechniek in de wetenschappelijke zalen
- Inrichten ICT in Limburgfoyer
- Opschonen scanners
- Maken inloopdia wetenschappelijke zalen
- Briefings met zaaltechnici Koningshof
- Sprekers en abstract-indieners ontvangen in Speakers Corner
- Lezingen pushen naar de juiste zaalcomputers
- toezien op aanwezigheid CGR disclaimer als eerste slide in iedere PowerPoint presentaties
- Hulp verlenen bij preview computers
Benodigdheden
- Inhoud flightcases ICT
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Delegates
Standplaats: Gender- en Kempenhal, zaal 20 en Limburgfoyer (zie tekeningen)
Personele bezetting
- Mauritz Scheffens
- Linda Bakker
- Gea van Woudenbergh
- Regien de Lange
- Dorien Damen
Taken
- Controle alle bestellingen en leveringen voor dit team
- Inrichten balies Limburgfoyer (3 x deelnemers, 1 x onsite hoek, 1 x sprekers, 1 x industrie)
- inrichten werkplekken infopoint beurs
- klaarmaken van alle badges incl. lanyards en polsbandjes
- controle op afmelders, dubbele badges
- klaargemaakte badges onderverdelen in
- betalende deelnemers,
- geinviteerde sprekers en abstractindieners
- sponsoren,
- “bestuur”, “commissie” en “organisatie” apart houden
- verjaardagskaarten schrijven klaarzetten
- badgeuitgifte aan alle personen die op het congres aanwezig zijn, vanuit Limburgfoyer
- badges scannen
- alle vragen beantwoorden van de deelnemers of doorverwijzen naar het betreffende team of zaal
- Begeleiding bij opbouw festival.
- Controle op toegang diner.
- Bemannen infopunt voor deelnemers.
- Administratieve afwikkelingen en wijzigingen verwijzen naar zaal 20:
- Beheer portofoons.
Werkplekken
- Limburgfoyer
- Zaal 20 voor aanpassingen en
- Infopunt voor deelnemers op de beurs
- Beneluxhal voor begeleiding festival.
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Delegates
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Sponsors
Standplaats: Gender- en Kempenhal – zie plattegrond beurs
Personele bezetting
- Mauritz Scheffens
- Annelies Schlebos
- Mirjam Dobbenberg
- Karin van Wielink
Taken
- Controle alle bestellingen en leveringen voor dit team
- Controle afplakken beursvloer volgens tekening (let op de doorgangen van plein naar plein)
- Controle op uitvoering decoratie en standbouw
- Toezien op corporate uitingen en dragen juiste badges.
- Ontvangen en begeleiden standbouwers tijdens de opbouwdag
- Inrichten en bemannen infopunt voor standhouders
- Ondersteunen van stylist bij opbouw pleinen.
- Ontvangen van standhouders bij aankomst Limburgfoyer
- Regelmatige controle bij de standhouders (tevredenheid, praatje maken, aandacht)
- Uitgave en administratie van muntjes voor sponsors
- Bestellingen van standhouders verwerken
- Controle op catering voor standhouders
- Controle op schade door standbouwers en houders
- Innemen badges en indien nodig scannen
- Beheren gong en programma aankondigingen doen
- Meehelpen bij controle toegang diner
Werkplekken:
- Limburgfoyer in de ochtend
- Infopunt in de genderhal. (3 laptops)
- Beneluxhal voor controle toegang tot diner
Benodigdheden
- Inhoud flightcases Expo
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
Team Venue
Standplaats: Gender- en Kempenhal – zie tekening
Personele bezetting
- Marlies Talman
- Linda Bakker
- Janice Geurs
- Antonia Versteeg
- Annerie de Gier
- Yvette Simons (room management Expert sessies)
Taken
Controle zalen: vinden plaats bij aanvang programma, tussen de sessies en na afloop sessies
- Controle op meubilair, techniek, aanwezigheid technicus
- Controle op routing
- Controle op aanwezigheid water en glazen voor sprekers
- Controle op schoonmaak, verwijderen door deelnemers meegenomen vaat
- Rechtzetten meubilair
- Controle op ombouw inrichting voor speciale sessies
- Controle op temperatuur/airco/ventilatie
- Ondersteuning van de begeleiding van de Expert-sessies
Overige zalen:
- Functioneren koffiezetapparaten
- IJskastjes bijgevuld?
- Controle op overige catering (koekjes, etc.)
- Controle op schoonmaak
- Controle op temperatuur/airco/ventilatie
- Controle op verlichting
- Controle van de uitvoering door de Koningshof:
- inrichting alle zalen voor wat betreft meubilair
- inrichting alle zalen voor wat betreft techniek
- controle catering op alle locaties (volgens het draaiboek)
- Ondersteuning van alle teams waar nodig
- Ondersteunen bij de voorbereidingen van team delegate en team program/speakers
- Strijken kleding
- Controle op juiste routing van en naar de zalen
- Instructie ICT-zalen doornemen met team ICT
- Ondersteunen bij ontvangst van deelnemers in de ochtenden (Limburgfoyer).
- Controleren van opstellingen/licht/techniek/airco/temperatuur/schoonmaak/voldoende water in de wetenschappelijke
zalen
- Controle op schoonmaak en catering in Zaal 20, infopunt en speakerscorner.
- Logistieke begeleiding van sprekers en chairs (in de functie van zaalhosts)
- Helpen van zaaltechnici voor snelle communicatie richting Team ICT
- Monitoren op tijdig beëindigen van sessies.
- Begeleiden van deelnemers tijdens de wisselmomenten.
- Toezien op catering tijdens de pauzes
- Beheer congres en feestkleding.
- Bij ontvangstbalie staan in de ochtend
- Begeleiding bij opbouw festival
- Controle en aannemen bestellingen.
- Controle op toegang diner.
- Ondersteunen infopunt mbt deelnemers
Benodigdheden
- Inhoud flightcases
- Eventuele leveringen door leveranciers
- Communicatiemiddelen en -benodigdheden
9. CATERING
Op de beursvloer kunnen jullie gedurende de lunchpauzes en de koffie- en theebreaks genieten van specialiteiten uit 4 Europese hoofdsteden: Londen, Parijs, Rome en Athene. Iedere stad heeft een eigen plein met eigen thematische catering. De verlichting op de beurs is enigszins gedimd en zorgt samen met de decoratieve aanleiding voor een gemoedelijke sfeer. Wandel naar de 4 pleinen en geniet van al het culinaire en animatie dat daar wordt geboden. Een praatje met de sponsoren wordt erg op prijs gesteld.
Het Vlaams-Nederlandse aperitief vindt dit jaar plaats in een apart afgescheiden, maar open gedeelte van de Beneluxhal. Hier wordt naast een beperkte bar (geen gedestilleerde dranken) een bittergarnituur gepresenteerd tegen de achtergrond van een bruine kroeg.
Het Symposium's diner wordt in een festival-achtige setting vormgegeven. Op de festival-vloer kunnen jullie genieten van allerlei lekkere bites vanover de hele wereld; Noord- en Zuid Amerikaans, Aziatisch en Afrikaans. U ontvangt van ons een polsbandje voor de toegang en de drankjes gedurende de hele avond. Vanaf 22.00 uur zal het festival muzikaal worden omlijst.
Op de beursvloer kunnen jullie gedurende de lunchpauzes en de koffie- en theebreaks genieten van specialiteiten uit 4 Europese hoofdsteden: Londen, Parijs, Rome en Athene. Iedere stad heeft een eigen plein met eigen thematische catering. De verlichting op de beurs is enigszins gedimd en zorgt samen met de decoratieve aanleiding voor een gemoedelijke sfeer. Wandel naar de 4 pleinen en geniet van al het culinaire en animatie dat daar wordt geboden. Een praatje met de sponsoren wordt erg op prijs gesteld.
Het Vlaams-Nederlandse aperitief vindt dit jaar plaats in een apart afgescheiden, maar open gedeelte van de Beneluxhal. Hier wordt naast een beperkte bar (geen gedestilleerde dranken) een bittergarnituur gepresenteerd tegen de achtergrond van een bruine kroeg.
Het Symposium's diner wordt in een festival-achtige setting vormgegeven. Op de festival-vloer kunnen jullie genieten van allerlei lekkere bites vanover de hele wereld; Noord- en Zuid Amerikaans, Aziatisch en Afrikaans. U ontvangt van ons een polsbandje voor de toegang en de drankjes gedurende de hele avond. Vanaf 22.00 uur zal het festival muzikaal worden omlijst.
10. FORMULIEREN, OVERZICHTEN, LIJSTEN, ETC.
Voor iedereen
- Draaiboek: draaiboek_nd_2023_in_progress.xlsx
Voor Team Conference Office & Team Delegates
- Balieboek (snel opzoeken inschrijfnummer en dus ook de badge): balieboek.pdf
Voor Team Delegates
- Lijst met deelnemers aan het Symposium's diner (aanwezigen met de Arrangementen A en C): lijstdeelnemersdiner.xlsx
Voor Team Speakers
- Lijst met alle geïnviteerde sprekers op achternaam tbv aanwezigheid & presentjes markering en die meedoen aan het Symposium's diner: lijst_speakerslastname_25mrt.xlsx
- Programmaschema voor presentie check per tijdslot: programmaschema_25mrt.pdf
of als Excel: programmaschema_25mrt.xlsx
- Declaratieformulier voor geïnviteerde sprekers: declaratieformulier.doc
of in het Engels: declaratieformulier_eng.doc
- Restitutieformulier voor indieners van abstracts: restitutieformulier_abstracts_2023.doc
- Prijzenformulier voor abstracts winnaars (3 winnaars): prijzenformulier_2023.doc
- Lijst met alle chairs: lijstchairs_vc_overzicht.xlsx
- Sessie-informatie voor chairs: sessionsinfoforchairs.pdf
Voor Team Sponsors
- Bestelformulier extra reserveringen (meubilair, diner, hotelkamer...) en consumptiemuntjes en cupjes
- Overzicht Reserveringen per sponsor
Voor team Venue
- Lijst van sessies die (bijna)VOL zijn: programmavol.xlsx
- Deelnemerslijst Sessie
9
30
61
73
49
10
21
28
34
51
67
74
Voor Team ICT
- Lijst met extra reserveringen
- Presentaties ingeleverd (zie /Jaargang 2023/ Presentaties)
Voor iedereen
- Draaiboek: draaiboek_nd_2023_in_progress.xlsx
Voor Team Conference Office & Team Delegates
- Balieboek (snel opzoeken inschrijfnummer en dus ook de badge): balieboek.pdf
Voor Team Delegates
- Lijst met deelnemers aan het Symposium's diner (aanwezigen met de Arrangementen A en C): lijstdeelnemersdiner.xlsx
Voor Team Speakers
- Lijst met alle geïnviteerde sprekers op achternaam tbv aanwezigheid & presentjes markering en die meedoen aan het Symposium's diner: lijst_speakerslastname_25mrt.xlsx
- Programmaschema voor presentie check per tijdslot: programmaschema_25mrt.pdf
of als Excel: programmaschema_25mrt.xlsx
- Declaratieformulier voor geïnviteerde sprekers: declaratieformulier.doc
of in het Engels: declaratieformulier_eng.doc
- Restitutieformulier voor indieners van abstracts: restitutieformulier_abstracts_2023.doc
- Prijzenformulier voor abstracts winnaars (3 winnaars): prijzenformulier_2023.doc
- Lijst met alle chairs: lijstchairs_vc_overzicht.xlsx
- Sessie-informatie voor chairs: sessionsinfoforchairs.pdf
Voor Team Sponsors
- Bestelformulier extra reserveringen (meubilair, diner, hotelkamer...) en consumptiemuntjes en cupjes
- Overzicht Reserveringen per sponsor
Voor team Venue
- Lijst van sessies die (bijna)VOL zijn: programmavol.xlsx
- Deelnemerslijst Sessie
9
30
61
73
49
10
21
28
34
51
67
74
Voor Team ICT
- Lijst met extra reserveringen
- Presentaties ingeleverd (zie /Jaargang 2023/ Presentaties)