Inleiding
Over een maand is het tijd voor de NND 2020, dit keer in virtuele vorm. In dit document leggen wij u graag uit hoe dit in zijn werk gaat, ondersteund met wat afbeeldingen en een filmpje. We begrijpen dat dit voor veel mensen nieuw is, vandaar dat we naast dit document zoveel mogelijk middelen en tijd voor u vrij maken om te zorgen dat alles duidelijk wordt, en uw sessie soepel zal kunnen gaan verlopen. Er komt gelegenheid om zelf te testen, we zullen op basis van feedback van alle sprekers extra toelichten of de instructies duidelijker maken, en eventueel maken we een afspraak om 1-op-1 met u mee te kijken.
Om de testmomenten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen verzoeken we u dit document alvast door te nemen. U ontvangt een e-mail met een inlogcode waarmee u zelf zonder begeleiding in het platform kunt testen, probeert u dan de functies uit die u wilt gebruiken, en noteer eventuele vragen die u vervolgens kunt stellen tijdens één van de begeleide testmomenten in groepen. Mochten er na die sessies nog zaken onduidelijk zijn, dan kan er altijd nog 1 op 1 hulp geboden worden.
Zodra u zich voldoende vertrouwd voelt zijn er twee mogelijkheden:
Het testmoment voor sessievoorzitters en chairs vindt plaats op:
Om de testmomenten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen verzoeken we u dit document alvast door te nemen. U ontvangt een e-mail met een inlogcode waarmee u zelf zonder begeleiding in het platform kunt testen, probeert u dan de functies uit die u wilt gebruiken, en noteer eventuele vragen die u vervolgens kunt stellen tijdens één van de begeleide testmomenten in groepen. Mochten er na die sessies nog zaken onduidelijk zijn, dan kan er altijd nog 1 op 1 hulp geboden worden.
Zodra u zich voldoende vertrouwd voelt zijn er twee mogelijkheden:
- U gaat voorafgaand aan het congres op het platform in, en maakt met behulp van het platform een opname van uw presentatie welke we tijdens het congres kunnen afspelen. Mocht dit misgaan, dan kunt u het zo vaak opnieuw proberen als u wilt. Na het afspelen van uw sessie op de congresdag kunt u (eventueel nog) live beschikbaar zijn om nog wat vragen te beantwoorden.
- U geeft uw presentatie live op de dag van het congres. U kunt eventueel vooraf alles klaarzetten, en zo vaak oefenen in het platform als u wilt.
Het testmoment voor sessievoorzitters en chairs vindt plaats op:
- 15 september om 20.00 uur. U hoeft zich hiervoor niet aan te melden. Zorg ervoor dat u op tijd inlogt en via de lobby op het hoofdmenu klikt, en vervolgens gaat u naar de sessie TESTMOMENT CHAIRS van deze desbetreffende dag. Mocht u niet in de gelegenheid zijn om op deze dag mee te doen, dan kunt u ook meedoen aan een testmoment voor sprekers. De rol van sprekers en chairs is binnen het platform hetzelfde en de instructie zal dus ook hetzelfde zijn.
- 21 tot en met 25 september om 20.00 uur. U hoeft zich hiervoor niet aan te melden. Zorg ervoor dat u, een van deze dagen, op tijd inlogt en via de lobby op het hoofdmenu klikt, en vervolgens gaat naar de sessie TESTMOMENT SPREKERS van die desbetreffende dag.
Globale beschrijving van het platform
De kern van het platform werkt in essentie hetzelfde als een videocommunicatie programma, zoals Zoom, Teams, Skype, WebEx. etc. Wellicht herkent u een programma en heeft u er al een keer mee gewerkt, dan zal het extra vertrouwd voelen, als dat niet het geval is, dat is zeker geen probleem: met wat oefening bent u snel op de hoogte.
In de sessie kunt u uw camera en microfoon aanzetten, zodat alle deelnemers u kunnen zien en horen. U kunt de andere sprekers in de sessie, de sessievoorzitter en de chairs zien en met ze praten. Op de congresdag kan dit vanaf 3 uur voor aanvang van de sessie, zodat alles getest kan worden voordat de deelnemers de sessie zullen betreden. Daarnaast zijn er in vogelvlucht de volgende functies:
In de sessie wordt u begeleid door twee chairs. Zij kunnen u ondersteunen tijdens de presentatie en, mocht het nodig zijn, verdere technische hulp inschakelen. Ook verzamelen zij de vragen tijdens de sessie, en maken een selectie welke zij aan u kunnen voorleggen.
Rondom de sessies zitten functies waarmee u kunt inloggen, het programma en de sponsoren kunt bekijken, en eventueel contact kunt leggen met sponsoren. Voor dit moment is het vooral belangrijk dat u kunt inloggen, en in uw sessie terecht kunt komen.
De kern van het platform werkt in essentie hetzelfde als een videocommunicatie programma, zoals Zoom, Teams, Skype, WebEx. etc. Wellicht herkent u een programma en heeft u er al een keer mee gewerkt, dan zal het extra vertrouwd voelen, als dat niet het geval is, dat is zeker geen probleem: met wat oefening bent u snel op de hoogte.
In de sessie kunt u uw camera en microfoon aanzetten, zodat alle deelnemers u kunnen zien en horen. U kunt de andere sprekers in de sessie, de sessievoorzitter en de chairs zien en met ze praten. Op de congresdag kan dit vanaf 3 uur voor aanvang van de sessie, zodat alles getest kan worden voordat de deelnemers de sessie zullen betreden. Daarnaast zijn er in vogelvlucht de volgende functies:
- Klaarzetten Youtube filmpjes
- Klaarzetten presentatie (PDF)
- Maken polls (vragen die u aan het publiek kunt stellen, en waar zij interactief antwoord op kunnen geven)
- Bekijken van door het publiek gestelde vragen
In de sessie wordt u begeleid door twee chairs. Zij kunnen u ondersteunen tijdens de presentatie en, mocht het nodig zijn, verdere technische hulp inschakelen. Ook verzamelen zij de vragen tijdens de sessie, en maken een selectie welke zij aan u kunnen voorleggen.
Rondom de sessies zitten functies waarmee u kunt inloggen, het programma en de sponsoren kunt bekijken, en eventueel contact kunt leggen met sponsoren. Voor dit moment is het vooral belangrijk dat u kunt inloggen, en in uw sessie terecht kunt komen.
Voorbereiding
Apparaten
Het bezoeken van de virtuele Nefrologiedagen kan alleen vanaf een desktop of een laptop.
Er is een verschil tussen kijken, zoals Youtube en Netflix en actief deelnemen, ons platform is gericht op deelnemen en derhalve alleen compatible met een laptop of desktop en niet met een tablet of smartphone.
Klaarmaken internetbrowser
Het platform werkt het beste met de internetbrowser Chrome. Zeker voor sprekers raden wij aan deze (laatste versie) te installeren.
Voor instructies klik hier
Internetverbinding
Een goede internetverbinding is noodzakelijk. Als u zonder problemen kunt Netflixen of Youtube filmpjes op goede kwaliteit kunt bekijken dan is het waarschijnlijk dat uw netwerksnelheid voldoende is. Zorg ervoor dat u het platform test op de verbinding waarmee u ook op de congresdag gaat deelnemen, zodat het zeker is dat deze voldoet. Vermijd een VPN en kantoor verbinding zoals Citrix bij het inloggen.
Vul uw profiel aan
Login met uw persoonlijk gegevens en vul uw profiel aan. Ga via de lobby naar het hoofdmenu en klik op “mijn profiel”, hier kunt u o.a. uw foto toevoegen en (contact) informatie over uzelf kwijt. Deze informatie wordt alleen voor dit evenement gebruikt en binnen drie maanden na afloop van dit evenement verwijderd.
Klaarmaken presentatie
U kunt uw presentatie op twee manieren laten zien aan de deelnemers:
• Delen van uw scherm, en gebruik maken van powerpoint of een ander presentatieprogramma. Hierdoor blijven animaties intact.
• Uw presentatie omzetten en opslaan als PDF. Eventuele filmpjes uploaden naar Youtube (hierbij kunnen we u ondersteunen)
De tweede optie vergt iets meer voorbereiding, maar is voor de deelnemer veruit het meest prettig, en het minst storingsgevoelig. Later in dit document volgen de instructies voor deze beide manieren.
Inloggen op het platform
Inloggen kan op twee manieren;
1. U krijgt als spreker van ons voor iedere sessie waar u spreekt een losse aparte link. Als u op een link van een sessie klikt logt u automatisch in, en komt u vanzelf in de sessie terecht. Ook ziet u eventueel nog een (Engelstalige) instructiefilm waarin de functies nog een keer langskomen.
2. Boven aan de mail die u vanuit het platform ontvangst treft u een knop die u direct naar de lobby van het platform begeleid. Vanuit de lobby en het programma kunt u ook in uw sessie terecht komen, als spreker kunt u altijd eerder binnenkomen.
Apparaten
Het bezoeken van de virtuele Nefrologiedagen kan alleen vanaf een desktop of een laptop.
Er is een verschil tussen kijken, zoals Youtube en Netflix en actief deelnemen, ons platform is gericht op deelnemen en derhalve alleen compatible met een laptop of desktop en niet met een tablet of smartphone.
Klaarmaken internetbrowser
Het platform werkt het beste met de internetbrowser Chrome. Zeker voor sprekers raden wij aan deze (laatste versie) te installeren.
Voor instructies klik hier
Internetverbinding
Een goede internetverbinding is noodzakelijk. Als u zonder problemen kunt Netflixen of Youtube filmpjes op goede kwaliteit kunt bekijken dan is het waarschijnlijk dat uw netwerksnelheid voldoende is. Zorg ervoor dat u het platform test op de verbinding waarmee u ook op de congresdag gaat deelnemen, zodat het zeker is dat deze voldoet. Vermijd een VPN en kantoor verbinding zoals Citrix bij het inloggen.
Vul uw profiel aan
Login met uw persoonlijk gegevens en vul uw profiel aan. Ga via de lobby naar het hoofdmenu en klik op “mijn profiel”, hier kunt u o.a. uw foto toevoegen en (contact) informatie over uzelf kwijt. Deze informatie wordt alleen voor dit evenement gebruikt en binnen drie maanden na afloop van dit evenement verwijderd.
Klaarmaken presentatie
U kunt uw presentatie op twee manieren laten zien aan de deelnemers:
• Delen van uw scherm, en gebruik maken van powerpoint of een ander presentatieprogramma. Hierdoor blijven animaties intact.
• Uw presentatie omzetten en opslaan als PDF. Eventuele filmpjes uploaden naar Youtube (hierbij kunnen we u ondersteunen)
De tweede optie vergt iets meer voorbereiding, maar is voor de deelnemer veruit het meest prettig, en het minst storingsgevoelig. Later in dit document volgen de instructies voor deze beide manieren.
Inloggen op het platform
Inloggen kan op twee manieren;
1. U krijgt als spreker van ons voor iedere sessie waar u spreekt een losse aparte link. Als u op een link van een sessie klikt logt u automatisch in, en komt u vanzelf in de sessie terecht. Ook ziet u eventueel nog een (Engelstalige) instructiefilm waarin de functies nog een keer langskomen.
2. Boven aan de mail die u vanuit het platform ontvangst treft u een knop die u direct naar de lobby van het platform begeleid. Vanuit de lobby en het programma kunt u ook in uw sessie terecht komen, als spreker kunt u altijd eerder binnenkomen.
In de sessie
U bevindt zich in de sessie. Links zie u knoppen waarmee de sessie bediend kan worden. We beschrijven de meest belangrijke functies als eerste. Sommige functies zijn optioneel, dit geven we aan in de kop van de uitleg. Mocht u geen interesse hebben in dit onderdeel dan kunt u deze gewoon overslaan.
De volgende onderdelen komen aan bod:
1. Camera en microfoon
2. Weergave andere sprekers en gedeelde inhoud
3. Deelnemerslijst
4. Opnameknop
5. Bibliotheek voor te tonen presentatie en filmpjes
6. Polls (optioneel)
7. Vragen uit het publiek (optioneel, verzorgd door chairs)
8. Request to broadcast (optioneel, verzorgd door chairs)
9. Break-out rooms (optioneel)
U bevindt zich in de sessie. Links zie u knoppen waarmee de sessie bediend kan worden. We beschrijven de meest belangrijke functies als eerste. Sommige functies zijn optioneel, dit geven we aan in de kop van de uitleg. Mocht u geen interesse hebben in dit onderdeel dan kunt u deze gewoon overslaan.
De volgende onderdelen komen aan bod:
1. Camera en microfoon
2. Weergave andere sprekers en gedeelde inhoud
3. Deelnemerslijst
4. Opnameknop
5. Bibliotheek voor te tonen presentatie en filmpjes
6. Polls (optioneel)
7. Vragen uit het publiek (optioneel, verzorgd door chairs)
8. Request to broadcast (optioneel, verzorgd door chairs)
9. Break-out rooms (optioneel)
Instructievideo
In het volgende filmpje worden deze onderdelen aan u gedemonstreerd: klik hier
1. Camera en microfoon
Zodra u de sessie gaat betreden krijgt u het volgende venster om uw camera en microfoon in te stellen en te testen. Onder ziet u een balk met grijze vierkantjes waar u kunt zien of het geluid van uw microfoon werkt. Deze vlakjes zouden moeten reageren op het geluid van uw microfoon als u erin praat. Als u een laptop heeft, en u heeft geen externe microfoon, dan is hier vaak een keuze als “Ingebouwde microfoon” beschikbaar. Zorg ervoor dat uw browser het gebruik van uw camera en microfoon toestaat.
Als alles werkt klikt u op “Turn on microphone and camera”.
Hierna staan u microfoon en camera aan, en zal bij deze icoontjes een groen lampje branden.
In het volgende filmpje worden deze onderdelen aan u gedemonstreerd: klik hier
1. Camera en microfoon
Zodra u de sessie gaat betreden krijgt u het volgende venster om uw camera en microfoon in te stellen en te testen. Onder ziet u een balk met grijze vierkantjes waar u kunt zien of het geluid van uw microfoon werkt. Deze vlakjes zouden moeten reageren op het geluid van uw microfoon als u erin praat. Als u een laptop heeft, en u heeft geen externe microfoon, dan is hier vaak een keuze als “Ingebouwde microfoon” beschikbaar. Zorg ervoor dat uw browser het gebruik van uw camera en microfoon toestaat.
Als alles werkt klikt u op “Turn on microphone and camera”.
Hierna staan u microfoon en camera aan, en zal bij deze icoontjes een groen lampje branden.
Mocht dit niet gelukt zijn dan kan het zijn dat de instellingen bij de browser verkeerd aangeklikt staan. U kunt dit op de volgende manier controleren:
Camera- en microfoontoegang wijzigen
Camera- en microfoontoegang wijzigen
- Open uw Chrome-browser
- Klik rechtsboven op de 3 puntjes, dan Instellingen.
- Klik onder 'Privacy en beveiliging' op Site-instellingen.
- Klik op Camera of Microfoon.
- Schakel Vragen vóór toegang in of uit.
- Loop je geblokkeerde en toegestane sites na.
- Bestaande uitzonderingen of rechten verwijderen: klik rechts van de site op Verwijderen .
- Een site toestaan die je al hebt geblokkeerd: selecteer onder 'Geblokkeerd' de naam van de site en wijzig de rechten voor de camera of microfoon in 'Toestaan'.
2. Weergave andere sprekers en gedeelde inhoud
Rechts onderin beeld ziet u een rond knopje waarmee je verschillende weergaven kunt selecteren. Als je met je muis boven het knopje hangt, komen er verschillende opties uit. Deze zijn als volgt:
- Full screen
- Tiled
- Thumbnail
Rechts onderin beeld ziet u een rond knopje waarmee je verschillende weergaven kunt selecteren. Als je met je muis boven het knopje hangt, komen er verschillende opties uit. Deze zijn als volgt:
- Full screen
- Tiled
- Thumbnail
3. Deelnemerslijst
Links in het menu klikt u op het icoontje (Participant). U krijgt een overzicht van de aanwezige sprekers en chairs (Speakers) en deelnemers (Audience).
Links in het menu klikt u op het icoontje (Participant). U krijgt een overzicht van de aanwezige sprekers en chairs (Speakers) en deelnemers (Audience).
4. Opnameknop
Met deze knop kan de huidige sessie worden opgenomen. Dit kunt u gebruiken als u uw sessie vooraf wilt opnemen. Na een aantal seconden verschijnt een rode knop met REC in beeld, als sein aan deelnemers dat een opname gaande is.
Om de sessies later terug te kunnen kijken worden er opnames gemaakt van alle sessie op het congres. Tijdens het live congres zal deze functie door de chairs worden aangezet, en is het belangrijk dat u deze niet aanklikt, want dan stopt de opname.
Met deze knop kan de huidige sessie worden opgenomen. Dit kunt u gebruiken als u uw sessie vooraf wilt opnemen. Na een aantal seconden verschijnt een rode knop met REC in beeld, als sein aan deelnemers dat een opname gaande is.
Om de sessies later terug te kunnen kijken worden er opnames gemaakt van alle sessie op het congres. Tijdens het live congres zal deze functie door de chairs worden aangezet, en is het belangrijk dat u deze niet aanklikt, want dan stopt de opname.
5. Bibliotheek voor te tonen presentatie en filmpjes
Links in het menu: Ga naar de bibliotheek (Content Library). Deze bibliotheek bestaat uit 2 onderdelen: media en polls. Om nieuwe content toe te voegen klikt u op de plus (create new) waarna u 4 opties krijgt. U heeft de optie om een nieuwe folder aan te maken om de content beter te organiseren.
De volgende content kunt u toevoegen en klaarzetten;
• Upload file (PDF)
• Toevoegen van Youtube video’s
• Een bestand van een URL
Nadat een PDF is geüpload kunt u op het oogje klikken en vervolgens op ‘show’ om de presentatie aan deelnemers te tonen. Bij een Youtube video dubbelklikt u op de video na het uploaden.
Links in het menu: Ga naar de bibliotheek (Content Library). Deze bibliotheek bestaat uit 2 onderdelen: media en polls. Om nieuwe content toe te voegen klikt u op de plus (create new) waarna u 4 opties krijgt. U heeft de optie om een nieuwe folder aan te maken om de content beter te organiseren.
De volgende content kunt u toevoegen en klaarzetten;
• Upload file (PDF)
• Toevoegen van Youtube video’s
• Een bestand van een URL
Nadat een PDF is geüpload kunt u op het oogje klikken en vervolgens op ‘show’ om de presentatie aan deelnemers te tonen. Bij een Youtube video dubbelklikt u op de video na het uploaden.
6. Polls (optioneel)
Wilt u vragen aan de deelnemers stellen waarop zij interactief kunnen antwoorden, dan maakt u een poll aan. In de bibliotheek (content library) klikt u op Polls. U kunt hier een vraag instellen en de mogelijke antwoorden.
Wilt u vragen aan de deelnemers stellen waarop zij interactief kunnen antwoorden, dan maakt u een poll aan. In de bibliotheek (content library) klikt u op Polls. U kunt hier een vraag instellen en de mogelijke antwoorden.
Op het moment dat u de poll wil klaarzetten maar nog niet wil delen dan klikt u op ‘save’.
Wilt u de poll meteen delen met het publiek? Dan klikt u op ‘save and open’.
Wilt u de poll meteen delen met het publiek? Dan klikt u op ‘save and open’.
Nadat deelnemers de tijd hebben gekregen om te antwoorden, kunt u ervoor kiezen om de resultaten te delen door op ‘share results’ te klikken.
7. Vragen uit het publiek (optioneel, verzorgd door de chairs)
Deelnemers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen (optioneel anoniem). U heeft de optie om deze vraag in de wachtrij te zetten voor het stellen van de vraag aan de spreker en zichtbaar in beeld (Queue for live answer). U kunt de vraag ook eerst tonen aan deelnemers om te zien of er meer deelnemer zijn die behoefte hebben aan een antwoord op deze vraag (Request public vote).
Om vragen te beantwoorden, klikt u op de vraag, hierna heeft u drie opties
Deelnemers hebben de mogelijkheid om vragen te stellen (optioneel anoniem). U heeft de optie om deze vraag in de wachtrij te zetten voor het stellen van de vraag aan de spreker en zichtbaar in beeld (Queue for live answer). U kunt de vraag ook eerst tonen aan deelnemers om te zien of er meer deelnemer zijn die behoefte hebben aan een antwoord op deze vraag (Request public vote).
Om vragen te beantwoorden, klikt u op de vraag, hierna heeft u drie opties
- Typ uw antwoord (type your answer here), vervolgens kiest u voor het delen van uw antwoord aan het publiek (answer) of privé antwoord (answer privately)
- Direct live antwoorden van uw vraag (live answer), de vraag verschijnt dan in beeld tot u weer op stop klikt.
- Rechtsboven kunt u ervoor kiezen om de vragen te sorteren op beantwoord, niet-beantwoord of de wachtrij voor het live stellen van vragen.
8. Request to broadcast (optioneel, verzorgd door de chairs)
Deelnemers kunnen hun hand opsteken als zij iets live willen vragen of toelichten (request for broadcast). Op het moment dat u hen toestemming geeft (accept request to broadcast), dan wordt deze deelnemer zichtbaar met beeld & geluid in uw sessie.
Deelnemers kunnen hun hand opsteken als zij iets live willen vragen of toelichten (request for broadcast). Op het moment dat u hen toestemming geeft (accept request to broadcast), dan wordt deze deelnemer zichtbaar met beeld & geluid in uw sessie.
9. Break-out rooms (optioneel)
Een break-out kunt u desgewenst creëren via de knop Breakout rooms. Daarna klikt u op Create breakout rooms.
Een break-out kunt u desgewenst creëren via de knop Breakout rooms. Daarna klikt u op Create breakout rooms.
U kunt vervolgens kiezen tussen een aantal opties.
- Het aantal breakouts (Amount of breakouts)
- Of de deelnemers automatisch worden verdeeld (Automatically assign users for me)
- Of dat u de deelnemers zelf indeelt (I will assign users manually). In dit geval kunt u per break-out via het icoontje met poppetje met plusje aangeven wie in deze breakout room zal plaatsnemen.