Registratievoorwaarden en richtlijnen voor sponsoren
Artikel 1: Sponsorovereenkomst
1.1 Sponsoring van de Nederlandse Nefrologiedagen is uitsluitend mogelijk als er tussen de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor een
door beide partijen ondertekende sponsorovereenkomst wordt afgesloten.
1.2 Van de totale sponsorovereenkomst maken zonder enig voorbehoud deel uit:
1.3 De sponsor dient de sponsorovereenkomst - inclusief de voor akkoord verklaarde bijlagen zoals genoemd in artikel 2.1 – in tweevoud te sturen aan de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, t.a.v. mw. dr. K.A.M.I. van der Pant, Postbus 34, 6130 AA Sittard.
1.4 Indien de sponsor niet beschikt over een sponsorbijeenkomst, dan stelt de sponsor de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen daar onverwijld van in
kennis. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen zal in dat geval de sponsorovereenkomst opmaken en de sponsor in tweevoud doen toekomen.
1.5 In de sponsorovereenkomst dient expliciet te zijn opgenomen dat de sponsor zonder enig voorbehoud akkoord gaat met deze richtlijnen en
voorwaarden.
1.6 Sponsorovereenkomsten dienen in het Nederlands te worden opgesteld.
1.7 In de sponsorovereenkomsten dient expliciet te worden vermeld dat het Nederlandse recht van toepassing is.
1.8 Voor al het overige geldt dat bepalingen in een door de sponsor opgestelde sponsorovereenkomst niet strijdig mogen zijn met deze richtlijnen en
voorwaarden.
door beide partijen ondertekende sponsorovereenkomst wordt afgesloten.
1.2 Van de totale sponsorovereenkomst maken zonder enig voorbehoud deel uit:
- een brief waarmee Stichting Nederlandse Nefrologiedagen het verzoek doet het symposium te sponsoren,
- de financiële onderbouwing van het symposium middels een begroting,
- de disclaimer behorende bij de begroting,
- de door partijen ondertekende sponsorovereenkomst.
1.3 De sponsor dient de sponsorovereenkomst - inclusief de voor akkoord verklaarde bijlagen zoals genoemd in artikel 2.1 – in tweevoud te sturen aan de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, t.a.v. mw. dr. K.A.M.I. van der Pant, Postbus 34, 6130 AA Sittard.
1.4 Indien de sponsor niet beschikt over een sponsorbijeenkomst, dan stelt de sponsor de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen daar onverwijld van in
kennis. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen zal in dat geval de sponsorovereenkomst opmaken en de sponsor in tweevoud doen toekomen.
1.5 In de sponsorovereenkomst dient expliciet te zijn opgenomen dat de sponsor zonder enig voorbehoud akkoord gaat met deze richtlijnen en
voorwaarden.
1.6 Sponsorovereenkomsten dienen in het Nederlands te worden opgesteld.
1.7 In de sponsorovereenkomsten dient expliciet te worden vermeld dat het Nederlandse recht van toepassing is.
1.8 Voor al het overige geldt dat bepalingen in een door de sponsor opgestelde sponsorovereenkomst niet strijdig mogen zijn met deze richtlijnen en
voorwaarden.
Artikel 2: Definities
Op de sponsorovereenkomsten zoals bedoeld in artikel 1 zijn de volgende definities van toepassing en dienen overeenkomstig in de sponsorovereenkomst te worden benoemd:
2.1 Onder Nederlandse Nefrologiedagen – hierna te noemen “het symposium” - wordt verstaan het tweedaagse multidisciplinaire symposium dat op
initiatief van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt georganiseerd.
2.2 Onder Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt verstaan de rechtspersoon Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, ingeschreven in het
stichtingen- en verenigingsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30165655.
2.3 Onder organisatie wordt verstaan het zittende bestuur van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
2.4 Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke personen en rechtspersonen die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen zijn uitgenodigd
een voordracht te presenteren tijdens het symposium.
2.5 Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke
kennis en kunde, en als zodanig door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen worden toegelaten.
2.6 Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor het symposium door afname en tijdige betaling van een
van de door het bestuur samengestelde sponsorpakketten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van het
bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen.
2.7 Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen is aangemerkt als expositieruimte.
2.8 Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden
geleverd door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van
overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van het symposium van kracht zijn.
2.9 Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden
afgenomen. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
2.10 Een stand of beursstand is een opbouw van vaste of losse elementen die geplaatst zijn op dat deel van de expositieruimte die door de Stichting
Nederlandse Nefrologiedagen aan de betreffende sponsor is toegewezen. Ongeacht vorm, materiaal of functie maken alle objecten en/of onderdelen
die op de ruimte worden geplaatst deel uit van de totale opbouw op die ruimte.
2.11 Onder het digitale registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan dat deel van de website waarmee sponsoren van het symposium zich als
zodanig kunnen aanmelden. De richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen maken deel uit van het digitale
registratieformulier voor sponsoren.
2.12 Onder sponsorovereenkomst wordt verstaan de schriftelijke overeenkomst die door de rechtsgeldige vertegenwoordigers/gevolmachtigden van de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor is ondertekend.
2.1 Onder Nederlandse Nefrologiedagen – hierna te noemen “het symposium” - wordt verstaan het tweedaagse multidisciplinaire symposium dat op
initiatief van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt georganiseerd.
2.2 Onder Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt verstaan de rechtspersoon Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, ingeschreven in het
stichtingen- en verenigingsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30165655.
2.3 Onder organisatie wordt verstaan het zittende bestuur van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
2.4 Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke personen en rechtspersonen die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen zijn uitgenodigd
een voordracht te presenteren tijdens het symposium.
2.5 Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke
kennis en kunde, en als zodanig door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen worden toegelaten.
2.6 Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor het symposium door afname en tijdige betaling van een
van de door het bestuur samengestelde sponsorpakketten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van het
bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen.
2.7 Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen is aangemerkt als expositieruimte.
2.8 Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden
geleverd door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van
overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van het symposium van kracht zijn.
2.9 Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden
afgenomen. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
2.10 Een stand of beursstand is een opbouw van vaste of losse elementen die geplaatst zijn op dat deel van de expositieruimte die door de Stichting
Nederlandse Nefrologiedagen aan de betreffende sponsor is toegewezen. Ongeacht vorm, materiaal of functie maken alle objecten en/of onderdelen
die op de ruimte worden geplaatst deel uit van de totale opbouw op die ruimte.
2.11 Onder het digitale registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan dat deel van de website waarmee sponsoren van het symposium zich als
zodanig kunnen aanmelden. De richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen maken deel uit van het digitale
registratieformulier voor sponsoren.
2.12 Onder sponsorovereenkomst wordt verstaan de schriftelijke overeenkomst die door de rechtsgeldige vertegenwoordigers/gevolmachtigden van de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor is ondertekend.
Artikel 3: Financiële afrekening
3.1 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium. De sponsor heeft het recht
tot inzage in dienstverleningsovereenkomsten met sprekers, voor zover die sprekers BIG-geregistreerd zijn en daarmee vallen onder de geldende en
relevante gedragscodes. Een verzoek tot inzage van de dienstverleningsovereenkomsten dient digitaal (per email) te geschieden.
3.2 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium, met daarbij een schema
dat vermeldt hoeveel sponsorgeld per sponsorpakket zal worden terugbetaald, indien blijkt dat er sprake is van een financieel overschot.
tot inzage in dienstverleningsovereenkomsten met sprekers, voor zover die sprekers BIG-geregistreerd zijn en daarmee vallen onder de geldende en
relevante gedragscodes. Een verzoek tot inzage van de dienstverleningsovereenkomsten dient digitaal (per email) te geschieden.
3.2 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium, met daarbij een schema
dat vermeldt hoeveel sponsorgeld per sponsorpakket zal worden terugbetaald, indien blijkt dat er sprake is van een financieel overschot.
Artikel 4: Registratie
4.1 Het aanwezig zijn als sponsor tijdens de Nederlandse Nefrologiedagen wordt uitsluitend door het bestuur geaccepteerd indien de sponsor verklaart:
- akkoord te zijn gegaan met de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, en
- door volledige registratie inclusief factuurgegevens als sponsor middels het digitale registratieformulier op de website nefrologiedagen.nl
Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij digitaal registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen
worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
4.2 Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de richtlijnen en
voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
4.3 Indien een sponsor zich niet conformeert aan de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en aan de wettelijke
bepalingen en gedragscode van de CGR, CHM of andere wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van
deelname aan activiteiten van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt
toegebracht aan de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling of gedragscode
door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
4.4 De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het digitale
registratieformulier. Toewijzingen geschieden op volgorde van binnenkomst en vanaf de datum en tijdstip waarop de inschrijving start. Eerder
verzonden registraties worden niet in behandeling genomen.
4.5 Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na het schriftelijke akkoord van de organisatie zoals bedoeld onder
artikel 2.3 van deze richtlijnen en voorwaarden.
4.6 Na inschrijving ontvangst de sponsor per email een bevestiging van inschrijving voorzien van een link waarmee de factuurgegevens van de sponsor
dienen te worden ingevuld en de factuur kan worden aangemaakt. Het toevoegen van de factuurgegevens en het aanmaken van de factuur dienen
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de digitale bevestiging te zijn gedaan.
4.7 Facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan,
behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen als niet gedaan te beschouwen of te annuleren, zonder dat daarmee de sponsor van
de betalingsverplichting wordt ontslagen.
4.8 Registreren als sponsor is uitsluitend mogelijk indien de sponsor aan al haar financiële verplichtingen uit het verleden heeft voldaan.
4.9 Registratie als sponsor is bindend. Bij annulering door de sponsor voor 1 januari van enig kalenderjaar is de sponsor gehouden aan een betaling ter
hoogte van 50% van de oorspronkelijke hoofdsom. Bij annulering door de sponsor na 1 januari van enig kalenderjaar is de sponsor gehouden aan een
betaling van de volledige hoofdsom.
4.10 Voor alle overige diensten en leveringen die buiten het sponsorpakket vallen, zoals bijvoorbeeld meubilair, arrangementen voor standpersoneel, etc.
geldt dat de sponsor deze tijdig dient te registreren in de digitale file van de sponsor. De bestellingen en leveringen worden enkele dagen voor het
congres door de organisatie bevestigd. De sponsor dient deze bevestiging per email voor akkoord te verklaren.
4.11 De factuur voor de aanvullende diensten en leveringen wordt direct na afloop van het congres aan de sponsor per email verzonden en dient binnen
de gestelde betalingstermijn te worden voldaan.
- akkoord te zijn gegaan met de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, en
- door volledige registratie inclusief factuurgegevens als sponsor middels het digitale registratieformulier op de website nefrologiedagen.nl
Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij digitaal registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen
worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
4.2 Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de richtlijnen en
voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
4.3 Indien een sponsor zich niet conformeert aan de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en aan de wettelijke
bepalingen en gedragscode van de CGR, CHM of andere wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van
deelname aan activiteiten van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt
toegebracht aan de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling of gedragscode
door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
4.4 De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het digitale
registratieformulier. Toewijzingen geschieden op volgorde van binnenkomst en vanaf de datum en tijdstip waarop de inschrijving start. Eerder
verzonden registraties worden niet in behandeling genomen.
4.5 Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na het schriftelijke akkoord van de organisatie zoals bedoeld onder
artikel 2.3 van deze richtlijnen en voorwaarden.
4.6 Na inschrijving ontvangst de sponsor per email een bevestiging van inschrijving voorzien van een link waarmee de factuurgegevens van de sponsor
dienen te worden ingevuld en de factuur kan worden aangemaakt. Het toevoegen van de factuurgegevens en het aanmaken van de factuur dienen
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de digitale bevestiging te zijn gedaan.
4.7 Facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan,
behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen als niet gedaan te beschouwen of te annuleren, zonder dat daarmee de sponsor van
de betalingsverplichting wordt ontslagen.
4.8 Registreren als sponsor is uitsluitend mogelijk indien de sponsor aan al haar financiële verplichtingen uit het verleden heeft voldaan.
4.9 Registratie als sponsor is bindend. Bij annulering door de sponsor voor 1 januari van enig kalenderjaar is de sponsor gehouden aan een betaling ter
hoogte van 50% van de oorspronkelijke hoofdsom. Bij annulering door de sponsor na 1 januari van enig kalenderjaar is de sponsor gehouden aan een
betaling van de volledige hoofdsom.
4.10 Voor alle overige diensten en leveringen die buiten het sponsorpakket vallen, zoals bijvoorbeeld meubilair, arrangementen voor standpersoneel, etc.
geldt dat de sponsor deze tijdig dient te registreren in de digitale file van de sponsor. De bestellingen en leveringen worden enkele dagen voor het
congres door de organisatie bevestigd. De sponsor dient deze bevestiging per email voor akkoord te verklaren.
4.11 De factuur voor de aanvullende diensten en leveringen wordt direct na afloop van het congres aan de sponsor per email verzonden en dient binnen
de gestelde betalingstermijn te worden voldaan.
Artikel 5: Huishoudelijke richtlijnen
5.1 Het is sponsoren niet toegestaan nevenactiviteiten te organiseren, voorafgaand, tijdens of direct aansluitend op het (in-)formele congresprogramma
zonder de schriftelijke goedkeuring van de organisatie.
5.2 Exposities of uitingen, zowel in woord, geschrift als in beeld of geluid, die buiten de door de sponsor gehuurde expositieruimte waarneembaar zijn, zijn
uitdrukkelijk verboden, tenzij deze uitingen worden aangeboden door de organisatie als extra promotionele mogelijkheid.
5.3 Zonder schriftelijke toestemming van de organisatie is het niet toegestaan om vanuit de stand voedselwaren en dranken te verstrekken. Zonder
schriftelijke toestemming zal de eventueel door de congreslocatie in rekening gebrachte inkomstenderving worden doorberekend aan de sponsor.
5.4 De promotionele activiteiten van de sponsor mogen niet worden opgedrongen aan de deelnemers die er geen belangstelling voor hebben. Sponsoren
dienen voor 1 februari van enig jaar extra voorgenomen promotionele activiteiten schriftelijk en ter goedkeuring bij de organisatie aan te bieden. De
organisatie behoudt het recht om op onderdelen in de voornemens wijzigingen of aanpassingen aan te brengen, dan wel voorgenomen activiteiten te
verbieden.
5.5 Om te voorkomen dat andere stands aan het zicht worden onttrokken, dienen de de eilandstands een “see-through” karakter te hebben en mogen er
derhalve geen zijwanden, afgeschotte hoeken of andere inrichtingen c.q. objecten worden geplaatst, die het zicht aan andere stands op welke manier
dan ook ontnemen. De vormgeving van een platina stand dient middels ontwerptekeningen, dia’s, etc. aan de het bestuur van de Stichting
Nederlandse Nefrologiedagen te worden voorgelegd en voor plaatsing op de beursvloer door het bestuur van de Stichting Nederlandse
Nefrologiedagen schriftelijk te zijn goedgekeurd.
5.6 Op last van de organisatie kan worden besloten om eilandstands - die geen schriftelijke goedkeuring genieten van de organisatie, maar desondanks
toch worden geplaatst – te laten verplaatsen, te laten afbouwen en/of te laten ontrekken aan het zicht. De kosten van deze maatregelen komen voor
rekening van de betreffende sponsor.
5.7 Gedurende het congres mag er in de gehele locatie niet worden gerookt.
5.8 De organisatie behoudt zich het recht voor om – indien de omstandigheden dit verlangen – wijzigingen aan te brengen in de indeling van de
plattegrond van de beurs.
5.9 Alle genoemde prijzen in deze brochure en op de website zijn exclusief BTW.
5.10 De organisatie is niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en / of schade aan eigendommen van exposanten / sponsors of voor verlies en diefstal.
De exposant / sponsor dient zelf zorg te dragen voor een verzekering die dergelijk schade dekt. De organisatie is aansprakelijk voor de
expositieruimte. De exposant is aansprakelijk voor de stand inclusief de daarbij behorende inrichting en inventaris.
zonder de schriftelijke goedkeuring van de organisatie.
5.2 Exposities of uitingen, zowel in woord, geschrift als in beeld of geluid, die buiten de door de sponsor gehuurde expositieruimte waarneembaar zijn, zijn
uitdrukkelijk verboden, tenzij deze uitingen worden aangeboden door de organisatie als extra promotionele mogelijkheid.
5.3 Zonder schriftelijke toestemming van de organisatie is het niet toegestaan om vanuit de stand voedselwaren en dranken te verstrekken. Zonder
schriftelijke toestemming zal de eventueel door de congreslocatie in rekening gebrachte inkomstenderving worden doorberekend aan de sponsor.
5.4 De promotionele activiteiten van de sponsor mogen niet worden opgedrongen aan de deelnemers die er geen belangstelling voor hebben. Sponsoren
dienen voor 1 februari van enig jaar extra voorgenomen promotionele activiteiten schriftelijk en ter goedkeuring bij de organisatie aan te bieden. De
organisatie behoudt het recht om op onderdelen in de voornemens wijzigingen of aanpassingen aan te brengen, dan wel voorgenomen activiteiten te
verbieden.
5.5 Om te voorkomen dat andere stands aan het zicht worden onttrokken, dienen de de eilandstands een “see-through” karakter te hebben en mogen er
derhalve geen zijwanden, afgeschotte hoeken of andere inrichtingen c.q. objecten worden geplaatst, die het zicht aan andere stands op welke manier
dan ook ontnemen. De vormgeving van een platina stand dient middels ontwerptekeningen, dia’s, etc. aan de het bestuur van de Stichting
Nederlandse Nefrologiedagen te worden voorgelegd en voor plaatsing op de beursvloer door het bestuur van de Stichting Nederlandse
Nefrologiedagen schriftelijk te zijn goedgekeurd.
5.6 Op last van de organisatie kan worden besloten om eilandstands - die geen schriftelijke goedkeuring genieten van de organisatie, maar desondanks
toch worden geplaatst – te laten verplaatsen, te laten afbouwen en/of te laten ontrekken aan het zicht. De kosten van deze maatregelen komen voor
rekening van de betreffende sponsor.
5.7 Gedurende het congres mag er in de gehele locatie niet worden gerookt.
5.8 De organisatie behoudt zich het recht voor om – indien de omstandigheden dit verlangen – wijzigingen aan te brengen in de indeling van de
plattegrond van de beurs.
5.9 Alle genoemde prijzen in deze brochure en op de website zijn exclusief BTW.
5.10 De organisatie is niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en / of schade aan eigendommen van exposanten / sponsors of voor verlies en diefstal.
De exposant / sponsor dient zelf zorg te dragen voor een verzekering die dergelijk schade dekt. De organisatie is aansprakelijk voor de
expositieruimte. De exposant is aansprakelijk voor de stand inclusief de daarbij behorende inrichting en inventaris.
Artikel 6: programma en CGR/GMH
6.1 Bij de arrangementen van standpersoneel is het congresbezoek van uw standbemanning inbegrepen. De aan de personeelsleden uitgereikte badge
verleent hiervoor de toegang. Het dragen van een badge is te allen tijde verplicht.
6.2 De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie. De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging
van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren, tenzij uitdrukkelijk schriftelijke toestemming door de organisatie is
gegeven.
6.3 In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepaalt de spreker zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht. De
organisatie zal hierop toezien.
6.4 Uit aankondigingen, en eventuele verslagen en/of rapporten van sponsoren dient op een prominente plaats te blijken dat het symposium een activiteit
van uitsluitend de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen betreft.
6.5 Merknamen en productinformatie mogen niet voorkomen op convocatie, werkmap, programmaboeken, m.u.v. advertenties in een eventueel
programmaboek voor medici (indien deze ter beschikking wordt gesteld), verslag en/of rapport of op andere leermiddelen. Firmanamen daarentegen
wel.
6.6 De sponsor heeft het recht bij de organisatie de namenlijst van de deelnemers aan het symposium op te vragen. De sponsor mag een door de
organisatie beschikbaar gestelde namenlijst niet voor commerciële doeleinden gebruiken.
6.7 De sponsor dient zich strikt te houden aan de gedragscodes zoals deze zijn opgesteld zijn door de CGR en de CMH. De organisatie zal logistieke en
organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is.
verleent hiervoor de toegang. Het dragen van een badge is te allen tijde verplicht.
6.2 De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie. De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging
van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren, tenzij uitdrukkelijk schriftelijke toestemming door de organisatie is
gegeven.
6.3 In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepaalt de spreker zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht. De
organisatie zal hierop toezien.
6.4 Uit aankondigingen, en eventuele verslagen en/of rapporten van sponsoren dient op een prominente plaats te blijken dat het symposium een activiteit
van uitsluitend de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen betreft.
6.5 Merknamen en productinformatie mogen niet voorkomen op convocatie, werkmap, programmaboeken, m.u.v. advertenties in een eventueel
programmaboek voor medici (indien deze ter beschikking wordt gesteld), verslag en/of rapport of op andere leermiddelen. Firmanamen daarentegen
wel.
6.6 De sponsor heeft het recht bij de organisatie de namenlijst van de deelnemers aan het symposium op te vragen. De sponsor mag een door de
organisatie beschikbaar gestelde namenlijst niet voor commerciële doeleinden gebruiken.
6.7 De sponsor dient zich strikt te houden aan de gedragscodes zoals deze zijn opgesteld zijn door de CGR en de CMH. De organisatie zal logistieke en
organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is.
Artikel 7: Hotelkamers en nodigen gasten
7.1 Hotelkamers maken geen deel uit van enig sponsorpakket. Het boeken van hotelkamers dient te geschieden door de sponsor zelf.
7.2 Mits de geldende gedragscodes dit toelaten worden sponsoren in de gelegenheid gesteld klanten en/of prospects uit te nodigen voor de Nederlandse
Nefrologiedagen.
7.3 Aanmelding van uitgenodigde personen wiens aanwezigheid in het kader van de beroepsbekwaamheid geschiedt en de (eventueel) door hun
beroepsvereniging toegekende accreditatiepunten en deelnamecertificaat wensen te ontvangen dienen middels de congreswebsite te worden
ingeschreven als deelnemer aan de hand van de beschikbare arrangementen. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om
de factuur van het arrangement op naam van de sponsor te stellen.
7.4 Andere uitgenodigde personen die voor hun beroepsuitoefening geen accreditatiepunten en/of deelnamecertificaat verlangen, moeten als
standpersoneel van de betreffende sponsor worden ingeschreven.
7.5 Reserveringen voor delen van arrangementen, gedeelde betalingen, etc. zijn niet mogelijk.
7.6 Ook op de arrangementen voor klanten en prospects zoals bedoeld onder artikel 7.3 is zonder enige uitzondering vanaf de aangekondigde datum het
laatboektarief (+25%) van toepassing.
7.2 Mits de geldende gedragscodes dit toelaten worden sponsoren in de gelegenheid gesteld klanten en/of prospects uit te nodigen voor de Nederlandse
Nefrologiedagen.
7.3 Aanmelding van uitgenodigde personen wiens aanwezigheid in het kader van de beroepsbekwaamheid geschiedt en de (eventueel) door hun
beroepsvereniging toegekende accreditatiepunten en deelnamecertificaat wensen te ontvangen dienen middels de congreswebsite te worden
ingeschreven als deelnemer aan de hand van de beschikbare arrangementen. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om
de factuur van het arrangement op naam van de sponsor te stellen.
7.4 Andere uitgenodigde personen die voor hun beroepsuitoefening geen accreditatiepunten en/of deelnamecertificaat verlangen, moeten als
standpersoneel van de betreffende sponsor worden ingeschreven.
7.5 Reserveringen voor delen van arrangementen, gedeelde betalingen, etc. zijn niet mogelijk.
7.6 Ook op de arrangementen voor klanten en prospects zoals bedoeld onder artikel 7.3 is zonder enige uitzondering vanaf de aangekondigde datum het
laatboektarief (+25%) van toepassing.
VOORDAT U VERDER GAAT MET INSCHRIJVEN:
De registratieprocedure voor sponsoren vindt plaats in 2 stappen.
Stap 1:
U vult uw bedrijfsnaam en het emailadres in. Tevens maakt u een keuze uit de beschikbare sponsorpakketten en/of standruimtes en geeft u een tweede en derde keus aan. U klikt op "Ga verder". U komt in het vervolgmenu van de registratie, echter uw aanmelding is dan al bij het secretariaat ontvangen, u kunt uw tijd nemen voor de vervolgstappen!
Stap 2:
Op de volgende bladzijden kunt u de factuurgegevens en alle overige gegevens naar wens invullen. Gedane reserveringen kunt u tussentijds zelf wijzigen, aanvullen of verwijderen (m.u.v. het sponsorpakket of standruimte). De factuur ontvangt nadat u uw factuurgegevens heeft ingevuld.
Tevens ontvangt u op het aangegeven emailadres een bevestiging met daarbij een link om uw registratie op een later tijdstip te kunnen wijzigen en/of aanvullen.
Door u te in te schrijven als sponsor voor de Nederlandse Nefrologiedagen gaat u akkoord met de voorwaarden en richtlijnen.
Deze zijn terug te lezen onder het kopje "Voorwaarden".
Stap 1:
U vult uw bedrijfsnaam en het emailadres in. Tevens maakt u een keuze uit de beschikbare sponsorpakketten en/of standruimtes en geeft u een tweede en derde keus aan. U klikt op "Ga verder". U komt in het vervolgmenu van de registratie, echter uw aanmelding is dan al bij het secretariaat ontvangen, u kunt uw tijd nemen voor de vervolgstappen!
Stap 2:
Op de volgende bladzijden kunt u de factuurgegevens en alle overige gegevens naar wens invullen. Gedane reserveringen kunt u tussentijds zelf wijzigen, aanvullen of verwijderen (m.u.v. het sponsorpakket of standruimte). De factuur ontvangt nadat u uw factuurgegevens heeft ingevuld.
Tevens ontvangt u op het aangegeven emailadres een bevestiging met daarbij een link om uw registratie op een later tijdstip te kunnen wijzigen en/of aanvullen.
- Zorg dat u alle gevraagde gegevens juist en volledig invult, ook PO- en ordernummers.
- Alle congresbescheiden worden gestuurd naar het email adres dat u straks opgeeft in het registratiesysteem.
- Zorg dat u uw mailadres juist en zorgvuldig intypt.
- Onjuiste emailadressen of ingestelde filters kunnen in het ergste geval leiden tot het verwijderen van uw reserveringen, omdat wij aan u gestuurde emails als "onbestelbaar" terugontvangen.
- Controleer altijd of u alle bescheiden heeft ontvangen en bewaar deze zorgvuldig.
Door u te in te schrijven als sponsor voor de Nederlandse Nefrologiedagen gaat u akkoord met de voorwaarden en richtlijnen.
Deze zijn terug te lezen onder het kopje "Voorwaarden".