Registratievoorwaarden en richtlijnen Nederlandse Nefrologiedagen
Artikel 1: Sponsorovereenkomst
1.1 Sponsoring van de Nederlandse Nefrologiedagen is uitsluitend mogelijk als er tussen de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor een
door beide partijen ondertekende sponsorovereenkomst wordt afgesloten.
1.2 Van de totale sponsorovereenkomst maken zonder enig voorbehoud deel uit:
1.3 De sponsor dient de sponsorovereenkomst - inclusief de voor akkoord verklaarde bijlagen zoals genoemd in artikel 2.1 – in tweevoud te sturen aan de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, t.a.v. mw. dr. K.A.M.I. van der Pant, Postbus 34, 6130 AA Sittard.
1.4 Indien de sponsor niet beschikt over een sponsorbijeenkomst, dan stelt de sponsor de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen daar onverwijld van in
kennis. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen zal in dat geval de sponsorovereenkomst opmaken en de sponsor in tweevoud doen toekomen.
1.5 In de sponsorovereenkomst dient expliciet te zijn opgenomen dat de sponsor zonder enig voorbehoud akkoord gaat met deze richtlijnen en
voorwaarden.
1.6 In de sponsorovereenkomsten dient expliciet te worden vermeld dat het Nederlandse recht van toepassing is.
1.7 Voor al het overige geldt dat bepalingen in een door de sponsor opgestelde sponsorovereenkomst niet strijdig mogen zijn met deze richtlijnen en
voorwaarden.
door beide partijen ondertekende sponsorovereenkomst wordt afgesloten.
1.2 Van de totale sponsorovereenkomst maken zonder enig voorbehoud deel uit:
- een brief waarmee Stichting Nederlandse Nefrologiedagen het verzoek doet het symposium te sponsoren,
- de financiële onderbouwing van het symposium middels een begroting,
- de disclaimer behorende bij de begroting,
- de door partijen ondertekende sponsorovereenkomst.
1.3 De sponsor dient de sponsorovereenkomst - inclusief de voor akkoord verklaarde bijlagen zoals genoemd in artikel 2.1 – in tweevoud te sturen aan de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, t.a.v. mw. dr. K.A.M.I. van der Pant, Postbus 34, 6130 AA Sittard.
1.4 Indien de sponsor niet beschikt over een sponsorbijeenkomst, dan stelt de sponsor de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen daar onverwijld van in
kennis. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen zal in dat geval de sponsorovereenkomst opmaken en de sponsor in tweevoud doen toekomen.
1.5 In de sponsorovereenkomst dient expliciet te zijn opgenomen dat de sponsor zonder enig voorbehoud akkoord gaat met deze richtlijnen en
voorwaarden.
1.6 In de sponsorovereenkomsten dient expliciet te worden vermeld dat het Nederlandse recht van toepassing is.
1.7 Voor al het overige geldt dat bepalingen in een door de sponsor opgestelde sponsorovereenkomst niet strijdig mogen zijn met deze richtlijnen en
voorwaarden.
Artikel 2: Definities
Op de sponsorovereenkomsten zoals bedoeld in artikel 1 zijn de volgende definities van toepassing en dienen overeenkomstig in de sponsorovereenkomst te worden benoemd:
2.1 Onder Nederlandse Nefrologiedagen – hierna te noemen “het symposium” - wordt verstaan het tweedaagse multidisciplinaire symposium dat op
initiatief van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt georganiseerd.
2.2 Onder Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt verstaan de rechtspersoon Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, ingeschreven in het
stichtingen- en verenigingsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30165655.
2.3 Onder organisatie wordt verstaan het zittende bestuur van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
2.4 Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke personen en rechtspersonen die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen zijn uitgenodigd
een voordracht te presenteren tijdens het symposium.
2.5 Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke
kennis en kunde, en als zodanig door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen worden toegelaten.
2.6 Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor het symposium door afname en tijdige betaling van een
van de door het bestuur samengestelde sponsorpakketten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van het
bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen.
2.7 Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen is aangemerkt als expositieruimte.
2.8 Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden
geleverd door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van
overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van het symposium van kracht zijn.
2.9 Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden
afgenomen. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
2.10 Een stand of beursstand is door de sponsor vorm te geven webpagina die door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen aan de betreffende
sponsor is toegewezen.
2.11 Onder het digitale registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan dat deel van de website waarmee sponsoren van het symposium zich als
zodanig kunnen aanmelden. De richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen maken deel uit van het digitale
registratieformulier voor sponsoren.
2.12 Onder sponsorovereenkomst wordt verstaan de schriftelijke overeenkomst die door de rechtsgeldige vertegenwoordigers/gevolmachtigden van de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor is ondertekend.
2.1 Onder Nederlandse Nefrologiedagen – hierna te noemen “het symposium” - wordt verstaan het tweedaagse multidisciplinaire symposium dat op
initiatief van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt georganiseerd.
2.2 Onder Stichting Nederlandse Nefrologiedagen wordt verstaan de rechtspersoon Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, ingeschreven in het
stichtingen- en verenigingsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 30165655.
2.3 Onder organisatie wordt verstaan het zittende bestuur van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen.
2.4 Onder sprekers wordt verstaan de natuurlijke personen en rechtspersonen die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen zijn uitgenodigd
een voordracht te presenteren tijdens het symposium.
2.5 Onder deelnemers wordt verstaan natuurlijke personen die tegen betaling aan het symposium deelnemen op grond van hun beroepbevorderlijke
kennis en kunde, en als zodanig door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen worden toegelaten.
2.6 Onder sponsor wordt verstaan rechtspersonen die zich als sponsor hebben aangemeld voor het symposium door afname en tijdige betaling van een
van de door het bestuur samengestelde sponsorpakketten, of rechtspersonen die expositieruimte ter beschikking gesteld hebben gekregen van het
bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen.
2.7 Onder expositieruimte wordt verstaan de ruimte die door het bestuur van de Nederlandse Nefrologiedagen is aangemerkt als expositieruimte.
2.8 Onder sponsoring wordt verstaan het betalen van een geldelijke bijdrage waartegenover een sponsorpakket of andere producten en diensten worden
geleverd door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen die niet in strijd zijn met de wettelijke regelingen c.q. verordeningen welke van
overheidswege zijn uitgevaardigd en ten tijde van het symposium van kracht zijn.
2.9 Onder sponsorpakket wordt verstaan een vooraf vastgestelde combinatie van producten en diensten die tegen een vastgestelde prijs kunnen worden
afgenomen. De Stichting Nederlandse Nefrologiedagen biedt diverse pakketten aan die onderling verschillen van samenstelling.
2.10 Een stand of beursstand is door de sponsor vorm te geven webpagina die door de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen aan de betreffende
sponsor is toegewezen.
2.11 Onder het digitale registratieformulier voor sponsoren wordt verstaan dat deel van de website waarmee sponsoren van het symposium zich als
zodanig kunnen aanmelden. De richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen maken deel uit van het digitale
registratieformulier voor sponsoren.
2.12 Onder sponsorovereenkomst wordt verstaan de schriftelijke overeenkomst die door de rechtsgeldige vertegenwoordigers/gevolmachtigden van de
Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en de sponsor is ondertekend.
Artikel 3: Financiële afrekening
3.1 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium. De sponsor heeft het recht
tot inzage in dienstverleningsovereenkomsten met sprekers (mits er honorarium is overeengekomen), voor zover die sprekers BIG-geregistreerd zijn
en daarmee vallen onder de geldende en relevante gedragscodes. Een verzoek tot inzage van de dienstverleningovereenkomsten dient digitaal (per
email) te geschieden.
3.2 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium, met daarbij een schema
dat vermeldt hoeveel sponsorgeld per sponsorpakket zal worden terugbetaald, indien blijkt dat er sprake is van een financieel overschot.
tot inzage in dienstverleningsovereenkomsten met sprekers (mits er honorarium is overeengekomen), voor zover die sprekers BIG-geregistreerd zijn
en daarmee vallen onder de geldende en relevante gedragscodes. Een verzoek tot inzage van de dienstverleningovereenkomsten dient digitaal (per
email) te geschieden.
3.2 Na afloop en na verwerking van alle financiële gegevens ontvangt de sponsor de financiële afrekening van het symposium, met daarbij een schema
dat vermeldt hoeveel sponsorgeld per sponsorpakket zal worden terugbetaald, indien blijkt dat er sprake is van een financieel overschot.
Artikel 4: Registratie
4.1 Het aanwezig zijn als sponsor tijdens de Nederlandse Nefrologiedagen wordt uitsluitend door het bestuur geaccepteerd indien de sponsor verklaart:
- akkoord te zijn gegaan met de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, en
- door volledige registratie inclusief factuurgegevens als sponsor middels het digitale registratieformulier op de website nefrologiedagen.nl
Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij digitaal registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
4.2 Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de richtlijnen en
voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologie-dagen.
4.3 Indien een sponsor zich niet conformeert aan de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en aan de wettelijke
bepalingen en gedragscode van de CGR, CHM of andere wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van
deelname aan activiteiten van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt
toegebracht aan de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling of gedragscode
door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
4.4 De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het digitale
registratieformulier. Toewijzingen geschieden op volgorde van binnenkomst en vanaf de datum en tijdstip waarop de inschrijving start. Eerder
verzonden registraties worden niet in behandeling genomen.
4.5 Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na het schriftelijke akkoord van het bestuur van de Nederlandse
Nefrologiedagen.
4.6 Na inschrijving ontvangst de sponsor per email een bevestiging van inschrijving voorzien van een link waarmee de factuurgegevens van de sponsor
dienen te worden ingevuld en de factuur kan worden aangemaakt. Het toevoegen van de factuurgegevens en het aanmaken van de factuur dienen
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de digitale bevestiging te zijn gedaan.
4.7 Facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan,
behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen als niet gedaan te beschouwen of te annuleren, zonder dat daarmee de sponsor van
de betalingsverplichting wordt ontslagen.
4.8 Registreren als sponsor is uitsluitend mogelijk indien de sponsor aan al haar financiële verplichtingen uit het verleden heeft voldaan.
4.9 Registratie als sponsor is bindend. Bij annulering door de sponsor voor 1 augustus 2020 is de sponsor gehouden aan een betaling ter hoogte van 50%
van de oorspronkelijke hoofdsom. Bij annulering door de sponsor na 1 augustus 2020 is de sponsor gehouden aan een betaling van de volledige
hoofdsom.
4.10 De factuur voor eventuele aanvullende diensten en leveringen wordt direct na afloop van het congres aan de sponsor per email verzonden en dient
binnen de gestelde betalingstermijn te worden voldaan.
- akkoord te zijn gegaan met de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen, en
- door volledige registratie inclusief factuurgegevens als sponsor middels het digitale registratieformulier op de website nefrologiedagen.nl
Telefonische registraties, registraties per e-mail, etc. zonder dat daarbij digitaal registratieformulier voor sponsoren door de organisatie is ontvangen worden als niet rechtsgeldig beschouwd.
4.2 Indien de sponsor inkoopvoorwaarden of anders genoemde bepalingen hanteert, prevaleren in geval van strijdigheid te allen tijde de richtlijnen en
voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologie-dagen.
4.3 Indien een sponsor zich niet conformeert aan de richtlijnen en voorwaarden van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen en aan de wettelijke
bepalingen en gedragscode van de CGR, CHM of andere wetgevende of wetsuitvoerende instanties, zal deze sponsor verder worden uitgesloten van
deelname aan activiteiten van de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen. Indien er financiele schade als gevolg van claims, boetes, etc., wordt
toegebracht aan de Stichting Nederlandse Nefrologiedagen door het niet naleven, schenden of negeren van enige wettelijke bepaling of gedragscode
door een sponsor zal zonder enige uitzondering de betreffende sponsor aansprakelijk worden gesteld voor de geleden schade.
4.4 De organisatie zal naar beste eer en geweten rekening houden met de wensen van de sponsor zoals deze zijn aangegeven middels het digitale
registratieformulier. Toewijzingen geschieden op volgorde van binnenkomst en vanaf de datum en tijdstip waarop de inschrijving start. Eerder
verzonden registraties worden niet in behandeling genomen.
4.5 Afwijking van de standaard reserveringsmogelijkheden is uitsluitend mogelijk na het schriftelijke akkoord van het bestuur van de Nederlandse
Nefrologiedagen.
4.6 Na inschrijving ontvangst de sponsor per email een bevestiging van inschrijving voorzien van een link waarmee de factuurgegevens van de sponsor
dienen te worden ingevuld en de factuur kan worden aangemaakt. Het toevoegen van de factuurgegevens en het aanmaken van de factuur dienen
binnen 5 werkdagen na ontvangst van de digitale bevestiging te zijn gedaan.
4.7 Facturen dienen te worden voldaan binnen de gestelde betalingstermijn die op de factuur staat vermeld. Indien de factuur niet tijdig wordt voldaan,
behoudt de organisatie het recht voor om gedane reserveringen als niet gedaan te beschouwen of te annuleren, zonder dat daarmee de sponsor van
de betalingsverplichting wordt ontslagen.
4.8 Registreren als sponsor is uitsluitend mogelijk indien de sponsor aan al haar financiële verplichtingen uit het verleden heeft voldaan.
4.9 Registratie als sponsor is bindend. Bij annulering door de sponsor voor 1 augustus 2020 is de sponsor gehouden aan een betaling ter hoogte van 50%
van de oorspronkelijke hoofdsom. Bij annulering door de sponsor na 1 augustus 2020 is de sponsor gehouden aan een betaling van de volledige
hoofdsom.
4.10 De factuur voor eventuele aanvullende diensten en leveringen wordt direct na afloop van het congres aan de sponsor per email verzonden en dient
binnen de gestelde betalingstermijn te worden voldaan.
Artikel 5: programma en CGR/GMH
5.1 Bij de de sponsorpakketten is het sessiebezoek van uw standbemanning inbegrepen. Hiervoor verstrekt de organisatie een separate inlog-link.
5.2 De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie. De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging
van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren, tenzij er uitdrukkelijk sprake is van schriftelijke toestemming van het
bestuur is gegeven, bijvoorbeeld in geval van satellietsessies.
5.3 In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepalen de sprekers zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht, tenzij
het een sessie betreft die door de sponsor tot stand wordt gebracht.
5.4 Merknamen en productinformatie mogen niet voorkomen in de virtuele stand. Firmanamen daarentegen wel.
5.5 De sponsor heeft het recht bij de organisatie de namenlijst van de deelnemers aan het symposium op te vragen. De sponsor mag de door de
organisatie beschikbaar gestelde namenlijst gebruiken voor uitnodigingen. De uitnodigingen worden uitsluitend via de organisatie van de
Nefrologiedagen verzonden.
5.6 De sponsor dient zich strikt te houden aan de gedragscodes zoals deze zijn opgesteld zijn door de CGR en de CMH. De organisatie zal logistieke en
organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is.
5.2 De verantwoordelijkheid voor de inhoud van het congresprogramma berust bij de organisatie. De organisatie is verantwoordelijk voor de uitnodiging
van sprekers en geschiedt zonder inmenging van derden, waaronder sponsoren, tenzij er uitdrukkelijk sprake is van schriftelijke toestemming van het
bestuur is gegeven, bijvoorbeeld in geval van satellietsessies.
5.3 In overleg met de organisatie en zonder beïnvloeding door enig sponsor bepalen de sprekers zelf de inhoud en de titel van zijn/haar voordracht, tenzij
het een sessie betreft die door de sponsor tot stand wordt gebracht.
5.4 Merknamen en productinformatie mogen niet voorkomen in de virtuele stand. Firmanamen daarentegen wel.
5.5 De sponsor heeft het recht bij de organisatie de namenlijst van de deelnemers aan het symposium op te vragen. De sponsor mag de door de
organisatie beschikbaar gestelde namenlijst gebruiken voor uitnodigingen. De uitnodigingen worden uitsluitend via de organisatie van de
Nefrologiedagen verzonden.
5.6 De sponsor dient zich strikt te houden aan de gedragscodes zoals deze zijn opgesteld zijn door de CGR en de CMH. De organisatie zal logistieke en
organisatorische voorwaarden scheppen om zorg dragen dat het handhaven van deze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk is.
Artikel 6: Uitnodigen van relaties
6.1 Mits de geldende gedragscodes dit toelaten worden sponsoren in de gelegenheid gesteld klanten uit te nodigen om deel te nemen aan de
Nederlandse Nefrologiedagen. Klanten dienen zich aan de hand van de beschikbare arrangementen als reguliere deelnemer in te schrijven en de
factuur te laten versturen naar de sponsor. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om de factuur van het arrangement op
naam van de sponsor te stellen.
6.2 Aanmelding van uitgenodigde personen wiens aanwezigheid in het kader van de beroepsbekwaamheid geschiedt en de (eventueel) door hun
beroepsvereniging toegekende accreditatiepunten en deelnamecertificaat wensen te ontvangen dienen middels de congreswebsite te worden
ingeschreven als deelnemer aan de hand van de beschikbare arrangementen. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om
de factuur van het arrangement op naam van de sponsor te stellen.
6.3 Andere uitgenodigde personen die voor hun beroepsuitoefening geen accreditatiepunten en/of deelnamecertificaat verlangen, moeten als
standpersoneel van de betreffende sponsor worden ingeschreven.
6.4 Ook op de arrangementen voor klanten en prospects zoals bedoeld onder artikel 6.1 is zonder enige uitzondering vanaf de aangekondigde datum het
laatboektarief (+25%) van toepassing.
Nederlandse Nefrologiedagen. Klanten dienen zich aan de hand van de beschikbare arrangementen als reguliere deelnemer in te schrijven en de
factuur te laten versturen naar de sponsor. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om de factuur van het arrangement op
naam van de sponsor te stellen.
6.2 Aanmelding van uitgenodigde personen wiens aanwezigheid in het kader van de beroepsbekwaamheid geschiedt en de (eventueel) door hun
beroepsvereniging toegekende accreditatiepunten en deelnamecertificaat wensen te ontvangen dienen middels de congreswebsite te worden
ingeschreven als deelnemer aan de hand van de beschikbare arrangementen. De registratie voor deelnemers voorziet in de mogelijkheid (stap 2) om
de factuur van het arrangement op naam van de sponsor te stellen.
6.3 Andere uitgenodigde personen die voor hun beroepsuitoefening geen accreditatiepunten en/of deelnamecertificaat verlangen, moeten als
standpersoneel van de betreffende sponsor worden ingeschreven.
6.4 Ook op de arrangementen voor klanten en prospects zoals bedoeld onder artikel 6.1 is zonder enige uitzondering vanaf de aangekondigde datum het
laatboektarief (+25%) van toepassing.